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2020/9/24 16:08:59

[原创]案例实战 | 苏州轨道交通集团:人力资源信息化发展之路

苏州市轨道交通集团有限公司成立于2002年,2007年轨道公司进行了重组,确立“三统一、两分开”(统一组织和指挥、统一规划和建设、统一运营和管理,分开出资、分开开发)原则。

组建轨道交通建设领导小组,下设轨道交通资金筹措委员会、轨道交通工程建设指挥部。2012年,吸收合并原苏州轨道交通有限公司的基础上,组建了苏州市轨道交通集团有限公司。

苏州市轨道交通集团有限公司为市直属大型国有企业,主要承担苏州市轨道交通规划、建设、运营、资源开发及物业保障等工作。集团现下设8个处室,9家分(子)公司、中心,对外投资4家公司,目前共有职工9000多人。

1人力资源信息化建设背景

原系统的“水土不服”

公司自成立起就对人力资源管理的信息化工作做了大量投入。早在2002 年就已经引入信息化系统,选用的是一家国内著名公司的软件,2007 年重组后,引入了一个全球著名的e-HR系统。

该产品虽然功能强大,但是在人力资源管理方面与我们企业的需求有一定的差异,不仅不易操作,不符合国企用户的使用习惯,而且与国企的人力资源管理特点不太相符,在使用模式和操作习惯上均不能有效支撑集团规模扩大所带来的业务管理需求变化。

集团管控需要 随着集团规模的扩大和业务的迅速扩张,集团管控缺乏有效的抓手,对集团人员总量与薪酬总额都难以实行有效管控,在一定程度上影响集团战略的实施。

打破信息孤岛 人力资源数据是企业最基础核心的数据,但在集团发展过程中,由于缺乏数据结构规范,国企数据体系的不健全导致信息无法及时准确的提供给业务部门,形成信息孤岛效应。

2人力资源信息化建设历程

公司经过多次人力资源信息化选型与建设,都无法适应集团快速发展管理的需要,2013年,再次进行人力资源系统选型时,结合之前的经验和总结,本次重点聚焦于国内产品稳定、行业经验丰富的e-HR专业厂商。在同行考察学习中,我们了解到一家兄弟企业在人力资源信息化建设上颇有建树,应用较深、较广。

在充分调研和比对后,我们最终选择了该兄弟企业采用的操作更简便,且符合国企用户习惯的人事系统——宏景e-HR系统。

2013年我们与宏景软件确立了合作,双方重新梳理了需求,经历了新系统数据初始化的艰苦过程,现在已建立起覆盖全公司及全体员工的完整人力资源信息库,通过报表管理,系统能将各单位的数据进行有效分析,助力人力资源部完成国家统计局每年要求的国有企业单位报表的填报。

新系统同步实现与Oracle 系统的数据对接,成为苏州市轨道交通集团有限公司整体信息系统的人力资源数据中心。在新系统中我们还加强了招聘管理的功能应用,极大程度上提高了全集团的招聘效率。

总之,我们通过不断完善人力资源管理体系和加强信息化建设来提升整个集团的管控效率与人力资本的增值。

时代在日新月异的变化,企业在激流中不断进步,苏州轨道交通地铁线路不断扩增,员工数量越来越大,薪酬体系也不断改善,越来越需要一套能够替代手工核算薪酬的智能化工具。

2017年9月,我们再次携手宏景软件,齐力打造高度贴合苏州轨道交通的薪酬核算发放系统,并于2018年1月完成了薪酬管理建设,在保留各下属单位特有薪资项目的同时,满足苏州轨道交通薪酬管理制度下的薪酬管控,实现了按单位不同频率的薪酬调整预警。

2019年10月,集团启动人力资源信息化三期建设,将系统从原来的e-HR6升级到HCM7版本,同时对薪酬管理、招聘管理模块进行了升级,实现了全浏览器兼容,同时招聘管理也延伸至了移动端,2020年6月,三期建设完成,实现了系统的更新换代。

3人力资源信息化成果展现

可追溯历史节点的组织机构图 企业的生命周期可分为发展、成长、成熟、衰退几个阶段,苏州轨道交通作为一个正处于快速发展阶段的企业也面临着各种青春期的烦恼。

组织机构不稳定,变化比较频繁。通过系统自动生成的组织机构图,不仅减轻了HR人员频繁更新组织机构图的烦恼,同时还可以根据需要还原某个历史时间节点的组织机构原貌。

这样不仅可以展现企业组织机构变迁的历史,更可以通过组织机构、人员汇报和合作关系的变迁,为组织设计和团队建设打下较好的基础。

新颖的照片墙 信息化时代,员工的入、离职比较频繁。我们几乎每天都要面对许多新面孔,无论是一线经理还是人力资源管理人员都有一个尴尬,就是看到一些新员工似曾相识,但是记不清该员工的姓名。

 

员工信息展示通过照片墙的形式,不仅展示形式很新颖,还可以辅助我们尽快熟悉人员的情况,避免在日常工作中,由于记不清别人的姓名,而不得不询问对方姓名所带来的尴尬。

全面完整的人员信息 通过HCM系统作为高效的管理平台,我们建立了包括90多个信息集、600多个信息字段的完整的人力资源信息源。

其中既包含了人员的基本信息、履历情况、学历、考勤情况、工资情况、职务职称等信息,同时也包含了员工的工作经历、合同信息、年度考核、培训情况等信息,实现了对员工从入职到离职(退休)的全方位管理。

 

(完整的人力资源信息项)

 

为了能更好的全方位管理人力资源信息,我们将毕业证书、技能等级证书之类的附件上传至系统,需要时可以联机查看明细,避免了调阅档案带来的麻烦。

同时也在系统中管理了结构化数据,可以有效地检索出证书、上岗证等各类证件的有效期,到时系统会自动提醒,极大地提高了工作效率,并且降低了企业人力资源管理的风险。

系统预警和待办,管理变被动为主动 人力资源管理是一项非常繁琐且政策性很强的工作,需要严格遵守国家法律法规,规避用工风险。

在采用e-HR系统前,我们的人力资源管理相对比较混乱,无论是劳动合同的到期续签、新员工试用期的转正,还是相关流程的处理经常会有误期或遗忘的情况发生,不仅员工不满意,也给企业的人力资源管理带来了较高的风险。

因此,我们在系统内根据业务需要设置了大量的预警条件,人力资源工作人员可随时监控系统内的所有数据,一旦出现相关情况便会触发预警,相关业务人员即可根据预警提示处理。

比如,实现了对劳动合同到期的预警提示、新员工试用期转正的预警提示等。通过固化的系统流程,管理人员可以通过待办任务、已办任务、我的消息、我的申请和任务监控及时了解自己该做还没做的任务,员工也可以及时了解审批进展,实现了透明化的管理。

HCM系统的上线使用,改变了工作人员以及员工的工作模式,将以往需要人为发现或被动应对的工作转变为依靠技术实现主动处理的模式,大大提高了工作效率,让人力资源管理人员能够摆脱日常琐碎的事务性工作,将更多的精力投入到更有成效的战略性工作中。

薪资体系整合,实现全面薪酬管理 采用宏景e-HR系统前,我们集团的薪资项目不统一,“其他工资”包含了很多可以区分的工资项目,这样使我们的薪资分析不准确,同时也使我们的薪资缺乏可对比性和参照性,给人力资源管理人员带来了大量的解释和答疑工作。

在实施宏景e-HR系统的过程中,我们实施了薪资体系的整合,将抽象的概念具体化、形象化、简单化,员工通过系统查阅工资单和采用自助服务时均可看到相关的内容,提高了解释的效率和有效性,同时降低了相关HR专员面对面沟通答疑的工作量,起到了非常好的效果。

统一的招聘门户,招聘过程可视化管理 在集团官网上,我们设置了人才招聘模块,点击此模块可以从中看到集团最新的招聘岗位,了解该岗位的任职条件。

我们可以通过系统后台,设置招聘岗位名称、报名开始及截止时间、需求人数、需求条件等内容,同时设置招聘岗位所需的学历要求、专业要求、入职时间要求、岗位职责要求、职称要求等。

(招聘管理)

应聘者可以登录我们的招聘门户,在线注册、填写个人简历信息,系统按照相关条件直接进行筛选,并可导出Excel、PDF或者Word格式的简历。自2014年建设至今,招聘门户网站总访问量已达136万次,累计收集有效简历12471份,大大提高了我们招聘工作的效能。

支持报表的绘制、生成、上报、分析 通过报表管理,可以轻松导出各类人员花名册信息,只需根据需要设置导出的姓名、身份证号、出生年月、专业、毕业时间、学历、职称信息,是否是党员等项目即可。

(报表管理)

例如,在运营分公司主管工程师以上干部配置及到位情况一览表中,可以让系统根据需求自动抓取数据项目,在各个单位人员关键信息完善情况表中,可以清晰看到已填人员和未填人员,并进行提醒,真正提高了工作效率。

同时,可以通过报表管理展现公司实际用人成本,分析公司工资成本、附加成本,提升管理效率。

4顾问丰富的行业经验助力

企业建立并落地行业领先的管理体系

在实施过程中,宏景的专业顾问凭借多年积累的实施和咨询经验,就企业的科学化、规范化管理提出了不少有益的意见和建议。

“三分产品,七分实施”。此次合作中,宏景实施团队完美的诠释了这句话,结合我们的实际业务情况,实现了人事业务的规范管理,让企业的集中管控和人力资源数据的深度分析成为了可能。

我集团是市直属大型国有企业,除了轨道交通的运营,还承担了规划、建设、资源开发以及物业管理等工作,这就造成了人员类别、工种繁多、计薪标准多元化等,宏景公司在项目开始就派出了有丰富行业经验的专家团队,将实施和实际业务整合为一体。

在需求分析的时候,一边理解客户的现状和管理需求,一边诊断和分析,依据团队对于产品、信息化以及同业客户管理的先进经验与教训,结合我集团不断优化改进的业务流程,提出了先进、科学、可行的方案,而且得以成功落地,起到了少花钱多办事,事半功倍的效果。

 



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