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畅享博客 > 沐兮---流程管理与流程应用 > 协同办公OA系统应用范围
2014/6/17 16:08:01

协同办公OA系统应用范围

一个比较完整的办公室自动化系统,应该包括信息收集、信息加工、信息传输和信息保存等基本环节,其核心任务是向系统使用者提供完备的可利用信息,最大限度地方便单位和使用者的工作和管理,有效提高工作效率,创造更多的方便和更好的效益。

随着网络通讯技术、计算机技术和数据库技术三大核心技术的成熟,世界上的办公自动化已经进入到新的层次,在新层次中,系统有四个新的特点,一是集成化(软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了"无缝集成"的开放式系统),二是智能化(面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等),三是多媒体化(包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理),四是运用电子数据交换(通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理)。

现代化的计算机网络通信系统需要把事务型办公自动化系统(只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用)、信息管理型办公自动化系统(把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统)、决策支持型办公自动化系统(建立在信息管理级办公自动化系统的基础上,使用由综合数据库系统所提供的信息,针对所需要做出决策的课题,构造或选用决策数字模型,结合有关内部和外部的条件,由计算机执行决策程序,作出相应的决策)三个功能层次相互联系,集成为一个一体化的完整的OA系统,使办公信息的流通更为合理,减少许多不必要的重复输入信息的环节,不仅在本单位内使办公信息的运转更为紧凑有效,同时利于和外界的信息沟通,使信息通信的范围更广,方便快捷地建立远距离办公机构间的信息通信,从而实现信息资源共享,以提高整个办公系统的效率。

办公自动化系统应用涉及范围是很广泛的,可以用于计划管理、物资管理、节目生产和播出管理、人事和劳动工资管理、行政管理、资料管理、广告营销管理等等,主要应该具备以下功能:

收文管理(完成单位外来所有文件登记、录入、拟办、批示、办理、传阅、归档的全程处理。对要求办理的文件进行全程跟踪、监督,并提供自动提示功能);

发文管理(完成单位所有内部和对外文件的拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、盖章、发文、归档。对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录);

档案管理(具有对档案的立卷、组卷、拆卷、编写卷内目录、档案销毁和归档文件归卷、填写档案著录卡等功能,具备对档案的阅读权限设置功能和档案借阅处理功能,对节目进行档案式综合管理,方便调用和提取资料);

督办(对领导交办的任务和有办理期限的文件进行督办,以随时知道文件的办理状态,提醒经办人注意办理的进度,提高工作效率);

会议管理(可以避免手工安排会议造成的通知不及时、疏漏人员、会期安排不合理等弊病。会前准备、会议统计、会议记录、会后整理纪要和发文等);

人力资源管理(包括人事档案、人事记录、人事政策的管理。如:出差记录、福利记录、培训记录、薪金变动记录、休假记录等);

车辆管理(对车辆的车况、维修、事故、使用等状况进行管理,辅助管理人员进行车辆的合理调度);

规章制度查询(以电子文档形式记录单位各种制度、条例等,方便随时查询,并提供打印服务);

投诉管理(记录和处理日常工作中的各种意见和建议,提供分类查询和全文检索功能);

电子公告(发布各类信息,提供静态和动态公共信息,方便用户按不同分类进行查询。包括规章制度、信息采编、电子论坛等);

信息采编(包括单位的发展历史、大事记、组织结构、规章制度、公共通讯录等,方便了解单位、其他同事,并可及时查找相关的资料);

自由论坛(不受时空限制的虚拟电子讨论室,员工可以就共同关心的问题和信息彼此交换意见、看法,以便充分发挥群策群力精神和主人翁责任感);

公共信息(发布单位、部门的各类信息,信息发布可以由用户起草提交信息管理员,由信息管理员审批并按一定要求设置发布权限);

处理各类事务(包括我的邮箱、我的申请、待办事宜、工作管理、我的名片夹和节目审签、音像点播等);

用户角色权限管理功能模块定位于统一认证授权平台中;

协同办公自动化系统SynchrOffice一方面提供上述日常办公中的通用功能,方便用户快速搭建综合办公系统;另一方,系统提供流程建模工具和维护平台,根据用户具体的业务需要,量身定做相应的功能和业务流程。协同办公OA 自动化系统的通用功能结构如下图所示:

 

 



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