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2012/12/23 1:06:40

如何有效规避信息化合同中的陷阱

企业在签订信息化的商务合同时,往往会将关注的焦点放在了合同金额和付款周期上,其实,在软件供应商的合同中还往往蕴含了很多的不明晰的地方(或者称之为“陷阱”),如果不在商务协议中沟通清楚,在未来的执行中可能会产生不必要的麻烦,从而影响双方的合作,毕竟负责收钱和负责实施不是一拨人。现具体分析如下:

 

  • 关于业务需求

如果业务需求描述不清楚,那么项目的范围也就会含糊,软件公司会用一堆的概念、系统、功能来说明已经到达了合同目标。因此企业应该强调的不是功能实现,而是业务是否实现,因此在合同中如何确定业务需求就显得非常关键,而且这样做可以变被动为主动,概念、系统、功能等都仅仅是实现业务需求的(如果需要,这个可以单独签订技术协议)。关于业务需求如何描述,可参看以下系列博文。

MES需求六大常见误区:http://blog.e-works.net.cn/12573/articles/80367.html

MES实施六大难点分析:http://blog.e-works.net.cn/12573/articles/80277.html

MES需求分析范例:http://blog.e-works.net.cn/12573/articles/81143.html

MES五级修炼:http://blog.e-works.net.cn/12573/articles/81469.html

MES需求分析,边界很关键:http://blog.e-works.net.cn/12573/articles/212701.html

 

  • 关于二次开发

因为需求变更而产生二次开发的需求,是每个信息系统实现必须面对的,但如果在合同中不进行相应的约束,软件厂商在实施过程中,往往会将属于配置性或系统功能缺陷而产生的需求,都划归为二次开发,从而达到增加相应的费用的目的,因此有必要在合同中界定清楚什么属于二次开发。以下是个人的一些建议:

乙方所提供的软件应保证能够适应甲方业务流程及管理模式,因此产生的开发工作不属于二次开发。

其次,关于二次开发,除了界定二次开发的定义外,还得考虑二次开发模块如何交付的问题,软件公司往往会将企业作为二次开发的测试部门,因为时间等因素,将还未完全测试好的二次开发提交给客户(我们曾经在某项目上吃过亏)。因此在接收二次开发模块的时候,最好让软件公司同时展示他们内部最终测试的过程文档。

第三,必须得考虑清楚系统升级对二次开发的影响。以下是个人的一些建议:

“乙方因保证对二次开发的程序在进行升级服务等过程中不产生干涉,否则乙方将对产生的损失进行赔偿。”

最后,是关于二次开发相关的文档的交接内容一定要在合同签订之初谈清楚,并且接收的时候要非常注意,不要寄希望软件公司的内部管理会非常规范,会保留贵公司某个时段的某个版本。

 

  • 关于付款

软件厂商通常的付款方式是将软件与实施分开签署,这种做法无可厚非,应该是这样,但关键问题是软件费用的付款周期往往是以合同签订、软件到客户、软件安装等为回款节点的,通常软件安装后要收回软件费用的70%左右,从项目控制来说对企业时不利的。

最好的做法是软件与实施分开签署,但软件的回款周期与实施周期相匹配,完成某个体系,就按某个体系的软件费用+实施费用一起进行支付。

这样的好处是以系统能用起来为依据,是以结果为导向的工作方式。(曾经帮助某个企业因为这样签订付款条款后,而退掉了某ERP有功能但不能应用的模块,如质量管理等),而且没有纠纷可言。

 

  • 关于服务费用

通常软件公司会人天来进行结算服务费用,而且很多合同是开口合同,究竟需要花费多少,企业没有底,因此建议最好能约束服务款项上线,支付根据具体实施分步支付。

“服务总费用(包含:软件授权费、调研及实施费、满足甲方业务流程及管理模式的开发费用及合作过程期间内的服务费用)不超出本协议的总预算(如因甲方业务、经营模式、管理模式等发生重大变化而须进行二次开发,则开发费用双方另行协商)。”

 

  • 关于验收

关于验收也是非常关键的,需约定验收的方式和内容。通常建议完整的验收应该包含功能、流程、数据、文档及运维等五方面的验收。

 


 

 

 

  • 关于升级维护

关于升级维护除了常规的约定外,更为关键的是以下两方面的内容:

一方面:关于免费维护期的起始时间的确定,通常“免费维护期”应该以本项目验收后开始计算。(很多软件公司是以软件交付开始计算,试想,通常ERP的理想实施周期是六个月,而往往要拖到一年,系统实施完成后,就需要开交服务费了!)

另一方面:扩容和用户数问题:对于扩容和升级的优惠,双方约定不超过一个上限;跨版本升级只收一个版本的升级费,升级在服务期内不收费。

 

  • 关于配套环境

不同系统之间是有干涉的,最好在签订合同前确定好相应的环境要求,可将企业现有的环境让软件商确认。

某企业曾经因为病毒防护系统与系统不兼容,而被迫抛弃的之前的病毒软件,重新上了一套(费用增加不说,还带来了不必要的麻烦);此外某企业在ERP实施后才知道该系统不支持ORACLE的数据库;至于因系统慢,临时增添设备的案例就不胜枚举了。

 

  • 关于顾问

顾问是成功实施的关键,但往往好的顾问总是那么几个,如果进行好的约定?建议加上:

“所有实施顾问必须经过企业认可后才能上岗,顾问的更换必须经企业同意,派遣顾问前须告知企业,并得到企业的认可。乙方更换实施人员需承担一定的赔偿责任。”

 

当然,在合同签订的过程中需要坚持“有理、有利、有节”的思路,毕竟信息化项目与简单的买个设备还不一样,是一个共荣共生的事情,因此也需要给软件公司一定的空间,我个人的建议是在价格方面可以适当松口,但在目标及实现上需要咬定青山不放松!



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