[原创][原创]办公自动化(OA)项目参考

办公自动化(OA)项目参考

一、什么是OA？

多年来，OA尚无一个确切的定义，人们对OA的看法和理解各有不同。其实，在技术发展过程中的每一个阶段，OA都被赋予了不同的内容，可以说，正是技术与管理的进步给OA打下了每一步发展的历史烙印。

现在有一种较普遍的偏见：认为OA仅仅是诸如公文流转、消息发布、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程，面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。其实，OA应有更丰富的内容和层面，更广泛的用户群。

功能方面：广义面言，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现：

对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。OA运用科学的数学模型，结合企业内部／外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据；

对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；

对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统。OA为员工提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快地工作。

技术方面：OA是计算机技术在办公业务中的合理应用。如：要建立决策支持系统，则需要数据仓库、OLAP等技术；要建立信息管理系统，则要有数据库、程序设计工具等技术；要建立事务／业务处理系统，则离不开工作流控制、数据库、良好的人机界面和OLTP等技术。同时，通信技术是OA的基础。要实现团队协作，实现企业需要与外界的信息交流等，都离不开通信技术。没有通信技术的支持，OA便成空中楼阁。

管理方面：OA是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化。科学的管理思想是实现OA的核心。计算机技术和通信技术仅仅是为实现OA打下了基础，提供了可能。要真正实现OA，还需物化人类思维中科学管理的内容。正如仅有优质的画笔、画板、颜料而没有达.芬奇，就不会有蒙娜尼莎的微笑一样。不体现人类管理智慧，就不会有真正的OA，如果有，也只是技术的堆砌和摆设。

由此而知，OA是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想。我们一直在为实现OA而努力，但我们的成果仅仅是在某些环节、某些方面、部分地实现了OA的功能，与真正的OA尚有差距，差距的根本在于我们的成果对管理思想的实现方面。

 

二、OA的发展：

纵观OA的发展历程，是伴随着企业信息化发展的浪潮而起伏的。如图所示，不同的信息化发展阶段对应着不同的OA发展阶段：

第一阶段：文件型OA（1980年～1999年）

我们对OA的初步认识实际上从上个世纪80年代开始。当时许多人把OA称为“无纸化办公”。该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们可以将该阶段称之为“文件型OA”。

第二阶段：协同型OA（2000年～2005年）

该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型OA，到目前成为应用主流的协同型OA。它以工作流为中心，实现公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理等众多实用的功能。同时汲取“协同”的思想，整合进以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具，包括各种通信软件，如腾讯QQ、即时通信、VoIP等；实时会议包括电话会议、视频会议等；群组协作如工作流管理、群件、网络化项目管理；联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。

第三阶段：知识型OA（2005年～2010年）

随着OA系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做的第一件事情可能就是登陆OA系统，收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。OA俨然成为一个日常工作的基础平台。但是新的挑战又产生了：如何借助这个平台让员工能够在合适的场景下，合适的时间里获取合适的知识？如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织？这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度，并最终最大化提升组织及个体的产能，全面提升企业的管理。此时我们需要的系统已经不单单是我们日常协同办公的平台，而是一个企业或组织进行知识管理的基本平台；传统的OA全面蜕变成企业的管理支撑平台，即知识型OA，担负起更加复杂、综合的作用，它主要包括协同工作平台、知识管理平台、项目协作平台、激情管理平台、企业通信平台、信息发布平台、行政办公平台、信息集成平台等。

第四阶段：智能型OA（2010年～）

随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终OA系统将会脱胎换骨，全新的“智能型OA”成为未来的发展方向，该阶段OA更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。可能它不再叫OA了，会换为更能体现其价值的名称（例如“企业知识门户”、“管理支撑平台”等）。

总体来看，未来OA的发展都会有如下几个明显特征：

1、协同导向：Jim Hepplemann1996年提出，以人为本的协同工作将成为今后衡量企业是否真正具有竞争力的核心。所以未来OA更加强调人性化，强调人与人沟通、协同的便捷性，改变目前“人去找系统”的现状，实现“系统找人”的全新理念。

2、知识驱动：以知识管理为核心理念，建立知识和角色的关联，让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。

3、业务导向：加强与业务的关联，在基于企业战略和流程的前提下，通过“门户”的技术将业务系统进行整合，使得ERP、CRM、PDC等系统中的结构化的数据通过门户能够在管理支撑系统中展现出来；使得业务流程和管理流程逐步整合，实现企业数字化、知识化、虚拟化。

 

三、我司OA现状：

我司于2004年开始着手建设企业OA与企业网站，2005年与株洲市亚网商务软件公司正式签订合同，定制开发我司的协同办公平台与网站，该项目于2006年初投入使用并于当年验收。该项目目标是建设协同型OA。通过项目实施及一年以来的应用实践，我们自己的评价是：该项目在立项方面符合公司当时的管理需要及公司信息化建设发展需要，在设计理念方面符合当前OA发展趋势，技术平台方面使用了当前的主流技术(微软的.net+关系型数据库技术)，在实施成果方面也取得了一定的成绩，在一定程度上加快了信息沟通，提升了管理水平，推进了我司信息化建设，但仍未能达到理想效果。这里总结分析以下不足之处：

1、功能太少。很多人感觉现在的成果用得最多的就是信息发布功能，很重要的一个原因就是在需求调研过程中，各级使用人员的参与度严重不够。虽然我们也组织了各部门进行研讨，下到每个部门及水厂作调研，促成每个部门指定了项目联系人，并促成了各部门提出了各自的需求建议，还建立了反馈渠道等，但是从整体上感觉这些部门并未能真正理解到这个平台的开发对于他们自身的意义，他们的配合仅仅是任务似的，而没有将这个平台的开发当作是自身所需，这种局面直接导致设计需求的不到位。比如说，OA对于普通员工是事务／业务处理系统，员工们就应该提出他们有哪些具体业务，并提出今后利用平台工作的模型等，可是那些可开发的、可规范流程的、可提升管理水平的工作流根本没有提到需求中去，又怎么能开发出满足大家工作需要的产品？还有，OA是中层管理者的信息管理系统，是企业高层领导的决策支持系统，我们也同样没有得到来自这两个层面的详细需求。

最重要的是，从“OA是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化”这个角度上讲，它更需要的领导层全面认识OA的意义所在，并在项目实施过程中明确我司管理思想，全面整理管理需要，制定管理流程，再通过技术手段物化，才能形成真正实用、我们真正想要的OA。

2、缺乏OA的详细规划。

在《株洲市自来水公司2010年信息化建设发展规划》中，关于OA的任务是：“以建立公司信息集散中心、公司内部业务沟通交流中心、办公与管理中心以及综合统计与计划中心、集成实现各应用系统的单点登陆中心为目标，完善企业网站及办公协同平台(2006-2008年)”。该目标是将OA定位在协同型OA之上的。但是就在功能上如何完善我司的协同型OA，在进度上如何建设我司的协同型OA，以及如何进一步加大宣传力度、加大员工培训力度、加强我部技术维护力量方面我部还未有详细规划。正由于没有规划，带来OA建设的“想到哪里，做到哪里”的随意性与盲目性。

3、开发力量与维护力量均显薄弱。

由于项目资金限制等种种原因，我司当时将这个项目外包给本地一家软件商作定制开发。该软件商的技术力量是有一定程度的局限的。纵观同行以及我们同地区的OA应用较成功的案例，无不是与具有较大的开发团队、拥有较多成功案例与实践经验并在国内享有一定知名度的伙伴合作才取得较好的实施效果的。不仅伙伴的技术力量薄弱，我们自身的力量也很单薄，该系统仅有的一个维护员没有有项目管理经验，不具备对系统的运行评价分析能力，也不能对系统的持续性改进提出有建设性的意见和规划等，这些都制约了该系统前进的步伐。

4、项目环境未达理想状态。

这里指的是OA项目从立项、制定目标、项目实施、系统应用及持续性改进等各方面，需要人、财、物等客观因素的支撑，以及领导和各级员工重视度、项目及系统管理运行办法等主观因素的支撑，才能保证OA的成功。

 

四、对今后OA工作的建议：

1、加大宣传力度，实现全员参与。

OA项目不是信息管理部单个部门的事，它的业务涉及到整个公司，是全体员工共同使用的一个系统，因此，只有让领导层及各级员工认识到OA的意义，才能让他们真正关注并投入到这个项目，并从业务部门来驱动OA项目。

2、做好整体规划。

任何一个信息系统，如果不先做好规划，明确实施目标及使用需求，就会被产品供应商牵着鼻子走。很多时候，在选择软件时，由于没有清晰需求，导致选型的过程变成了软件测评博览会。有了规划，明确了目标和需求，就可以根据我们自己的需要来选择合适的产品。因此，为了避免工作的盲目性，也为了使OA能在一定时期内得到可持续发展与完善，有必要先做出整体规划。在规划的基础上设计技术方案及整体(或分步)实施方案。如果公司对OA项目有较高的立项目标，建议聘请专业的OA产品研发机构或实力雄厚的咨询公司为我司做OA整体规划（或信息化建设的整体规划）。

3、高瞻远瞩的选择产品、技术。

   随着OA应用内容的不断扩展，OA技术也在不断发展，到目前基本形成了三大主流技术：

1. 微软的.net+关系型数据库（RDB）技术

微软以其功能强大、易用的OFFICE套件占领了桌面应用，受到广大办公人员的喜爱，基于.net＋RDB的办公平台则以简单、灵活、易用的特点获得了广泛的市场。

2. SUN的JAVA＋RDB技术

JAVA（J2EE标准）以其开放性、与平台无关性引领着技术发展方向，并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广，在OA领域市场领域不断扩大。

3.IBM Lotus Domino技术

Lotus自1989年推出，以电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制见长，到目前拥有1.18亿用户，一度成为OA的标准应用与开发平台。

OA全新的解决方案：

三大主流技术各有优缺点，

但目前又有更新解决方案，即选择J2EE＋Domino构建OA平台，满足以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式的OA需求。

这种解决方案基于面向服务的应用（SOA）设计理念，遵循J2EE标准，以门户为应用框架，融结构化数据、非结构化数据处理于一体，支持分布式协同计算、信息集成和业务流程集成。其特点是：

1、基于SOA，遵循J2EE标准，保证了系统的灵活性、可用性、可集成性和可伸缩性，能够满足不同层次、不同时期的需求；

2、充分利用了RDB擅长结构化数据处理、Domino擅长非结构数据处理技术，实现了组织内部外部显性知识（文档、表格等）的有效获取、沉淀、共享、学习、应用与创新，同时将组织中存在的大量业务数据进行集成，实现信息知识化；

3、借助Domino强大的协同工具，实现组织的隐性知识（专家经验）显性化，管理流程与业务流程的整合，打破固有的责权体系实现跨部门、跨地域、跨时域的协作，并帮助构建新型的虚拟团队管理模式，实现管理和谐化；

4.通过Portal技术，构建统一的知识门户，并根据个人喜好定制自己的工作平台，实现真正的以人为本的管理思想，同时将合适的知识以合适的方式在合适的时间传递给合适的员工，以提升员工的综合素质，强化执行能力。

新的解决方案集多种技术的优势于一体，优点非常明显，但也存在投资成本较高的问题，我司就采取哪种技术，都应该可以在规划的基础上，根据规划的目标来选用合适的技术，在保证系统可用性的前提下降低项目成本。

伴随组织面临的竞争环境不断变化，OA的内涵与外延都会不断的拓展，知识管理、实时协同、业务流程及信息集成、个性化门户将会丰富与完善OA应用，同时IT技术的飞速发展，必然会有创新性的技术，以统一的支撑平台来解决OA需求。

4、选择有诚意有实力的合作伙伴。

没有诚意的OA厂商，不会重视项目。而仅有诚意是不够的，如果OA厂商没有相当的资金实力和技术实力，也无法最终有效解决问题。

当然，产品、技术及伙伴都应该在规划的基础上去做选择。但是，无论我们的规划是怎样的，我们都有理由强调要高瞻远瞩的选择OA项目的产品、技术及合作伙伴。因为OA最终将成为我司的内外应用门户，它是我司具有最大用户群、最大信息流、最广泛的业务流并最集中展现我司信息化应用的一个系统。

5、谨慎实施，避走重复路。

目前，我们刚刚实施完一套协同平台，投入运行才一年，大家公认的评价是实施效果不理想，作用不大。因此将现有平台下马，重建OA，要把加强风险意识，注重实施效果放在首位，避走重复路。需要强调的是，不是换个产品，换个界面，换个伙伴，我们的OA就不同了，就没走老路了。不是的！我们的成果，带给公司在管理上实质性的变化与进步才能检验项目成败的唯一依据，如果新系统只是在功能上有些增加，那也只是量的进步，不能说有本质的飞跃。那么，投入与产出是否成正比，就值得商榷。

6、加强我部技术力量，加大员工培训力度。

无论从OA项目，还是从公司整个信息化的建设来看，加强信息专业技术力量都将是我司今后一段时期内人才引进必须考虑的大事。

加大员工培训力度，提高员工使用水平，将更有利于我司信息化建设，这项工作已成为当前我部与人力资源部门每年必做的工作之一了。

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