导航↓ 相册|收藏博客|加入友情链接|给博主留言
畅享博客 > 博文的天空 > [原创]失敗会议的3不1沒有
2010/7/7 16:26:15

[原创]失敗会议的3不1沒有

 

失敗会议的31沒有
 
一个人从小到大,不管是在日常生活、求学阶段、工作上,会面临各式各样的会议,非正式的、正式的,小至两个人参加的,大到上千人齐聚一堂的。这么多的开会经验,应该人人是专家才对,但是相反的,绝大数人不知如何有效率的开会,也不知开会的意义与目的。更有趣的是,有些上班族每天的工作就是开会!开会!开会!一天各种会开完了,上班时间被填满了,下班时间也到了,就是没有留时间去做事情,而第二天,又是一个大小会议不断的循环。
 
以前笔者在高效能职场人士的培训里,曾归纳出不良会议的几大缺点:会而不议,议而不决,决而不行,行而没结果。我们想要把会议开的有效率,能达到会议举行的目的,从上述四句话去改善是一个很好的方针。
 
一、会而不议
这句话是说开会没有一个主要的议题或是目标,而来开会的人也没做事前准备;很多会议开的很粗糙,发动开会者也不先设定好开会要讨论的重点、方向或是议题,而被通知来开会的人,也没有事先准备,就这样到了会议上大家再去临场发挥,或是你看看我,我看看你,彼此沉默不语。这是一个会议成功或失败的最源头,
 
『开会一定要设定目标及议题的!』
 
二、议而不决
开会虽然有设定讨论的议题了,但是会议结束后却没有产生决定或结论等,这是第二个缺点。会议的举行是要花时间的,特别是如果召集了不同部门的人来参加,这是有机会成本的。如果开了会却不做出一个决定、共识、或是下一步的目标,就是浪费时间,浪费资源。
 
『好的会议要讨论出一个决议或结果的!』
 
三、决而不行
会议前有做到先准备好讨论主题了,会议中经历与会者热烈发言后也产生了一些决定或是结论,看起来似乎不错,会议圆满结束…。等等,这样还不够完整!会议的决议要订下行动方案,通常是一个时间表,对于哪些人在哪些时间必须完成会议决议的哪些事情,要很清楚。决议后不执行,开会就流于形式。执行要订进度,而且要在下一次的会议里报告前次会议决定事项的执行现况与遭遇到的问题,作为寻求其它部门配合、协助或是申请公司投入资源来支持的依据。
 
『开完会不付诸行动,会议等于白开!』
 
四、行而没结果
这跟会议的关系看似较为间接,但是执行后的成果如何,其实是会议召开的目的,也是下一次会议要讨论的重点;所以,根据会议之后订出的行动方案,必须让其具体可行,并产生符合大家预期的结果,这样开会的目的才算真正圆满达成。
 
『在会后的行动中产生符合会议决议的结果,才是开会的终极目标。』
 
所以如何开好一个会议,就是把上述四句话:会而不议,议而不决,决而不行,行而没结果,做一个避免与改善。16字看似简单,但有许多观念要建立、也有许多功夫要做下去的但至少,开会前,人人能把这16字放在心中覆颂一遍,并慢慢养成习惯避免16字所说的状况发生,会议就能开的更加顺利、成功。


评论


发布者 gzyusheng
2010/7/25 8:28:41


您还未登录,不能对文章发表评论!请先登录