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2018/4/24 10:29:21

[原创]为什么时间管理效果不彰?因为你理错重点了!

许多上班族认为自己需要时间管理,坊间也有很多传授时间管理诀窍的书,但为什么读了这些书之后,时间还是管理不好呢?原因在于搞错时间管理的重点,时间管理的目标不是“时间”,真正的核心是“工作效率”。这就好像许多女性朋友想减肥是为了让身材变好,其实减肥不会让身材变好,是靠运动雕塑身体才会让身材变好,是一样的道理。

 所以时间管理不是使用以小时为单位的记事本,在上面事先记满密密麻麻的什么时间该做什么事,就算是在做时间管理了,这种记录或安排时间的动作,充其量只能叫做“备忘录”。如何把事先写下的什么时间该做什么事情,更有“效率”的一一予以“”正确“完成,这才是时间管理的真谛,所以,“效率”及“正确“,才是我们对时间的管理重点。

 正确地把事情一次做到位,是时间管理另一个重要的观念,思考不周、粗心大意、匆匆忙忙地把事情做完,不代表有效率,因为出错后要花额外的时间去处理,反而拖累了效率、破坏了进度的安排。古有明训“欲速则不达”就是指这个状况。

 此外,时间管理不是个人的事情,因为当我们以“效率”的角度来看待工作上的时间管理,就会牵涉到其他人的协作,其他人的配合状况会影响到工作进度,所以,这个时候人们需要管理的不只是“时间”,还有沟通力、协调力。

 为了提高工作效率,我们可以以“急迫程度”为纵轴,“重要程度”为横轴,交叉出时间四管理的个象限:紧急又重要,紧急不重要,不紧急但重要,既不紧急也不重要。

 遇到“既紧急又重要”的事,当然是立刻处理;例如上午老板突然跟你说下午两点开个会,要你准备一个PPT报告某某项目。“不紧急但重要”是指已知在未来某个时间点要交出的报告或是要完成的项目,这时要规划“进度”,让自己确定某件事情在什么时间该完成到什么程度。

 

“紧急但不重要”是指工作中那些突如其来的小事,它们很容易打断你现在正进行的工作,例如电话响了,电子邮件到达或是微信有人@你时的提醒音,前台通知收快递等。除了电话响必需立刻去接,其他像是查看邮件、微信,拿快递,可以安排固定时间去做,而不是随时都在关注,毕竟,工作三不五时被琐事打断,怎么可能谈得上有效率。如果你是高管,公司有为你配助理或秘书,电话可以交由他们来接,由他们进行初步过滤,对于不重要、不紧迫或是业务推销方面的电话让助理记录下来,等你有空再回电,不用立即转接过来接听。

 最后则是“既不紧急也不重要”的事情;比如参加一堆无谓的会议,会抽烟者频繁跑出去抽烟,没事找同事聊天,打印文档等等。在职场,这些事情并不是不可预料的突发事件,都是我们可控的,管理得宜,能让我们的工作时间降低“碎片化”发生的频率,让自己的时间及精力专心在更重要、更紧急的事务上。

 



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