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2017/4/21 15:42:54

开例会要解决好这些问题,否则就是浪费时间

开例会,是很多领导喜欢的沟通管理模式。领导觉得大家面对面沟通,很多问题能够更快处理好。说的还是有一定道理的。但是如果开例会每一个章法,没有目标,很容易就变成沉默大会或者吹水大会了。就像下面案例中的老吴一样,开例会反而带来了更多的问题。

老吴是某个系统集成公司的项目经理,他身边的员工始终在抱怨公司的氛围不好,沟通不足.老吴非常希望通过自己的努力来改善这一状况,因此他要求项目组成员无论如何每周都要参加例会并且发言,但对例会应如何进行,老吴却不知如何规定,很快项目组成员就抱怨例会目的不明,效率太低,缺乏效果,等等.而且由于在例会上意见相左,很多组员开始争吵,甚至影响到人际关系的融洽,为此,老吴非常苦恼。

问题一:分析出现这样情况的可能原因。

问题二:你认为应该怎样提高项目例会的效果。

问题三:你认为除了项目例会外,老吴还可以采取哪些措施来促进有效沟通。

问题解答:

问题一:出现这样情况的可能原因:

1、缺乏对项目组成员的沟通需求和沟通风格的分析

2、缺乏完整的会议规程,会议目的,议程、职责不清,缺乏控制,导致会议效率低下,缺乏效果

3、会议没有产生记录

4、会议没有引发相应的活动

5、沟通方式单一

6、没有进行冲突管理

问题二:提高项目例会的效果的方法

1、事先制定一个例会制度,在项目沟通计划里,确定例会的时间,参加人员范围,一般议事议程等

2、放弃可开可不开的会议,在决定召开一个会议之前,首先应该明确会议是否必须举行,还是通过其他方式进行沟通

3、明确会议的目的和期望的结果,明确要开的会议的目的,是集体讨论一些想法,彼此互通信息还是解决面临的一个问题,并确定会议的效果是以信息同步为结束还是要讨论出一个确定的解决方案。

4、发布会议通知,在会议通知中明确:会议目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题。有一种被广泛采用的决策方法是:广泛征求意见,少数人讨论,核心人员决策。许多会议不需要全体人员参加,因此需要根据会议的目的,来确定参会人员的范围。实现应明确会议的议程和要讨论的问题。可以让参会人员提前做准备。

5、在会议之前把会议资料发放到参会人员手中。对于需要有背景资料支持的会议,应是先将资料发给参会人员,以提前阅读,直接在会上讨论。可以有效地节约会议时间。

6、可以借助视频设备。对于有异地成员参加的会议,或者需要演示的场合,可以借助于一定的视频设备,以提高会议效果。

7、明确会议规则。指定主持人,明确主持人的职责,主持人要对会议进行有效控制,并营造一个活跃的会议气氛。主持人要实现陈述会议的基本规则,例如明确每个人的发言时间,每次发言只有一个声音,主持人根据会议的议程规定控制会议的节奏。保证每一个问题都得到讨论。

8、会议后要总结,提炼结论。主持人在会后总结问题的讨论结果,重申有关决议,明确责任人和完成时间。

9、会议要有纪要,如果将工作的结果、完成时间、责任人都记录在案,则有利于检查工作的完成情况。

10、做好会议的后勤保障,很多会议兼有联络感情的的作用,因此需要选择一个合适的地点,提供餐饮、娱乐和礼品,制定一个有张有弛的会议议程。对于有客户和合作伙伴参加的会忆尤其如此。

问题三:除了项目例会外,老吴还可以采取的有效沟通措施:

1、首先应该对项目组成员进行沟通需求和沟通风格的分析。

2、对于不同沟通需求和沟通风格的成员设置不同的沟通方式。

3、除了项目例会之外,可以通过电话、电子邮件、项目管理软件、OA软件进行沟通。

4、正式沟通的结果应该形成记录,对于其中的决定应该有人负责落实。

5、可以引入一些标准的沟通模板。

6、在项目组内培养团结的氛围。

上述这三个问题的答案,给出不少开例会要解决好问题的答案。首先,要做好例会计划,明确每次开例会要达到目的和解决的问题。另外,要做好会议记录和开会效果的跟踪。还有就是开例会的频率要适当,不少什么问题必须通过开例会的形式来处理的。适当引用一些现代管理方式和工具还是有必要的。项目管理软件、在线OA等这些移动办公工具,能够为协同办公提供更加及时有效沟通方式,能够快速讨论问题和解决问题,以免错过时机。因此,开例会要解决好这些问题,否则就是浪费时间。

本文转载自拓源优课:www.toyoke.com



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