[原创]流程整理一（关于信息沟通程序）

今天忽然想起来，可以把我最近流程整理的工作写成日记的形式，每天做的事情，为什么这样做，怎么考虑的，整理出来，时间长了也是一个很好的资源吧，所以有了今天的第一篇，“关于信息沟通程序”

今天把信息沟通程序整理了一下，发现有几个问题：

1、信息沟通程序从字面上来说就是为了沟通存在的，为什么要有这个程序，就是为了保证沟通的渠道通常，沟通的结果得到有效的实施，同时还有一个重要的功能，也是我们大多数企业都不会去做的，就是信息沟通完成后的数据分析，至少现在还有很多企业没有做这一点，或者是没有精力做这一点，但是这对于企业的持续改进来说是非常重要的。

2、在目前公司里的信息沟通程序过多的依赖于质管部（原程序设计所有信息沟通单必须通过质管部审核，由质管部负责监督实施），这也可能是原来对于质管部的定位来设计的，但是确没有顾及到质管部在企业中大部分是定位在产品质量管理方面，也有一部分是有负责ISO的质保部门来做，但是其实他们都不是企业运作信息的主导者，也不是所有信息的归属部门，所以造成了无法处理，难以跟踪的现象。

3、缩小了各部门主管的权限，原因如上，并造成信息沟通单交到质管部自己的问题就解决了的想法，同时质管部也无法及时处理，导致信息沟通单使用效果被流程消弱。

所以综合上面的看法，对于原有程序进行了修改：

1、要求提出部门经理审核后直接和接受部门负责人沟通，沟通无效时由总经办协调；

2、所有信息沟通在按月度归档至总经办，总经办人员进行分析和归档，（这一数据应该有用，但是如何分类分析还没有想好，希望在修改《数据分析程序》的时候有一些概念了）

3、在信息沟通单下方简单的写了几条要注意的表单流转和归档使用说明，事实证明，表单的使用远远比文件来的多和直接，在使用最多的地方提醒流程的操作往往可以达到事半功倍的效果。

另外：对于应该是公司运用比较广泛的“信息沟通程序”未能达到应有的运用做了以下考虑：

运用的少有三个方面的原因：1）是其他程序相对强大，部门职责分工很明确，无需信息沟通，（就目前的情况来看应该不是原因）；2）是企业没有养成“做我们所说的，记我们所做的”这一习惯，没有养成跨部门或部门间重要事务通过信息沟通单进行沟通的习惯；3）流程烦琐，跟踪效果不好，不能很好的利用这一流程。

我想大部分企业应该是2）、3）的原因比较多一些，希望通过这次的流程、表单修改，3）能够得以改善，同时对于2）的问题也是很头大啊，感觉流程就像是一个产品，我们把他做出来，但是客户并不知道他，或者不知道如何利用他，最后导致了产品推广的失败，然后在反省是不是自己的产品有问题，呵呵，扯远了一下，回到信息沟通程序的推广上面来，我目前考虑的方法是，先在办公例会上，给各个部门经理推出这个表单，简单的说明一下运用，然后至少用一到两个月的时间在各各部门经理面前提到这个表单，6次以上的重复+使用后的效果，应该可以达到目的。

另，类似于新闻发布会的发布流程会使流程没有针对性，而且如果没有日后的持续推广亦有可能造成流程的不合理运用或影响到流程的效果，所以不建议使用。

补充：刚才想起来，其实对于信息沟通的范围也是信息沟通单的一个难以定论，确有直接影响到流程效果的原因，如果部门间口头上就能协调处理掉的事情是否需要以书面的形式再来体现？关于范围的尺度一向都是难以把握的，大家有什么好的想法？

以上就是今天对于信息沟通程序修改的总结，希望有更多和我有同样经历的人来参与讨论，共同分享。

同时这两天我会整理一下，流程梳理到目前为止我做的大部分工作，这样可以留一个完整的记录，以备参考。