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2017/1/17 11:18:45

[原创]突然有领导参与会议,怎么开?

突然有领导参与会议,怎么开?

在咨询项目过程中,一些会议会突然的穿插进来一些大领导,如果没有应变能力,轻则可能将这个会议搞砸,重则影响项目的生死。如何做好随机应变,避免出现重大的会议危机,这里做一个简单的探讨与思考,并通过案例进行阐述。

咨询中有很多不确定性和风险,其中在会议中就会遇到。正常情况下,大的会议一般准备准充分,发生突发事件的可能性比较小,除非是议题以外的事项。比如重大节点和里程碑的汇报等,甲乙双方都非常重视,风险基本上会被排除。但是通常的一些过程会议,存在相对来说的正式度不足,准备度不够的情况会议遇到比较大的不确定性。尤其是突然会有一些关键的领导要求列席和旁听会议,这时对会议的影响度就会比较大。但是如果做到以下几点就本上就可以掌控整个会议的进程和结果。

首先,每一个会议除非是漫无目的的讨论会,都应该有一个鲜明的主题,即今天的会议内容是什么,希望达成什么目的。如果可能最好是会议开始的时候,主持人就进行明确。

其次,本次开会的讨论议题的先后顺序,能够有条理的列出来,让大家明确,确保会议范围在控制之内,不能让会议偏离主题十万八千里,最后牛都拉不回来,白白的浪费了时间,同时又没有达到会议结果。

第三,明确会议结束的标志,是以时间为标志,还是与会议结论为标志,让在场的与会人员知道会议应有的结果。如果以时间为标志,可以给在场的人员紧迫感,不管结论如果到点结束。以结论为标志,告诉在场的人员,只有达成一致意见的结论会议才结束。

就算遇到的情况是突然有位大领导要列席今天的会议,有了以上的准备,也不怕。另外就是会议的开场白很重要,好的开场白可以将会议主题、目标、进程、结束标志进行简单阐述,让会议在顾问的掌控之中。最怕的就是上来就开始,没有开场白的引导。大领导一般没有参与到前期的会议过程,不知道这次会议主要讨论议题是什么,前期会议的结论和进程结果怎样,以及如果高层领导参与本次会议可以起到什么作用,是决策重大事项的方向还是只是简单的列席,感受会议氛围。但是一般高层领导很忙,不会闲得无聊来列席会议感受氛围。一般是很关注这项事项的进展和结果才会抽时间参与会议。如果有可能需要将前期会议资料和结果进行快速的展示,告诉高层领导我们做了什么,做的怎样,这次开会时讨论什么议题,如果可能需要领导做出那些决策。这样可以让高层领导知道整个事项的进展,以及自己参与这次会议的意义。把高层领导卷积进这个会议中来,确保会议进程不会受到高层领导不知道背景和进程突然提问影响会议的流畅度。或者高层领导不知道事项进程和背景,导致会议开下来索然无味,乘兴而来败兴而归,没有达到高层的期望。

重要的一点是,平时比较难以约到高层讨论一些重要的议题,如果顾问掌控的好,在高层参与的会议中,可以将一些重大,悬而未决的事项抛给高层,让高层能当场决策的,可以大大提高会议质量。如果不能当场决策,在会议中约定下次沟通的时间,让他有时间思考和平衡决策结果的影响度,以便取舍,顾问也预约到了下次沟通的机会。

       除了能够抓住机会解决一些重大事项的决策问题,也是给高层一次印象加深的机会,让高层看到顾问对会议的掌控力,对他所在的公司的理解深度超过一般常人,从而加深对顾问专业度的认可。后续在项目推进过程中自然而然会站在顾问方去帮忙推进相关事项。

       另外一种情形是,会议开到一半或者中途,大领导进入会议室,会议因此中断。如何把大领导卷积进来,又不影响既有的会议议程?也是需要顾问将现在会议的背景,会议的进程花3-5分钟进行简述,让高层了解个大概,可以防止他乱开炮,打乱会议进程,影响结果输出,也可以让他参与到会议中来,不会成为旁听者。

       在顾问咨询的案例中就遇到过类似的情形。项目正在讨论的是信息系统需求管理与规划的事项。会议甲方组织者没有提前告诉顾问将有公司的三把手(老板的弟弟)参与会议,开会前三把手进到会议室和顾问握手,说要观摩会议,熟悉IT需求管理的会议(老板弟弟刚接手IT部门)。顾问临场发挥,把会议的目的、范围、期望达成的结果,以及前期的会议过程情况做了简单的阐述,让三把手基本了解了会议的背景资料和本次会议的目的,进程,并快速的融入到了会议中。会议开了十分钟左右,会议室的大门被推开了,公司的四把手进来了,也是突然决定参与会议的。这些公司高层突然参与会议的情况完全超出会议组织者和顾问的预计。考虑到四把手也是公司的高层并具有决定性的作用,因此顾问中断会议进程,将会议的背景,进程又简单的阐述了一遍,把四把手也卷积了进来。最后在顾问预期下,确认了这家公司有IT开发的管理,但是没有需求管理,所以导致整个公司开发了170个系统,但是信息化集成效果并不好。需要强化IT需求管理与信息系统规划的重要性,只有通过规划的需求才能立项,而不是业务部门随随便便提需求就进行开发,导致整个企业信息系统杂乱无章,各自为政,无法很好的关联和数据集成。明确需要引进企业信息架构规划人员,并以此作为三把手的重要工作之一。会议进程没有被临时参与的高层打乱,同时顾问的分析和推力结果得到公司高层的高度赞成,会议的结论做好需求管理和规划,招聘有架构设计能力的CIO事项都得到高层的赞同,并承诺投入资源进行建设,悬而未决的事情,因为高层的参与提前的到答案。



查阅更多相关主题的帖子: 流程会议

评论

谢谢 分享

发布者 依依意义
2017/1/19 15:21:01


值得学习 多谢分享

发布者 zzxbat007
2017/1/22 10:53:06


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