[原创][企业家事] 看看我们的会议效率吧！

在我们的企业中总是在日复一日地发生着同样的故事，故事中的主角、配角、群众演员们也在重复地进行着不同角色的互换，唯一不同的是企业里的故事中似乎总是缺少了导演的位置，以至于编剧（老总）勾勒的故事再精彩，总归是镜中月、水中花一样，可望而不可即。

就以一个非常简单的会议组织为例，人力资源部牵头召集关于“组织进行岗位说明书填写工作”的紧急动员会议，要求各部门针对目前的岗位和人员匹配情况，按照要求一人一书填写《岗位说明书》后，部门盖章汇总后上报。如此的“简单任务”竟被我们搞得是声势浩大、人仰马翻的。回想一下大概有以下几点体会：

 

一、会议的组织不力

首先是会议前准备不够，共识和效果输在了起跑线上

l        通知仓促（下午开会，上午10：00通知），基层部门疲于应付

l        是各部门参会人员层次不一，根据会议内容由部门主管领导和助理参加足够了，完全不需要部门一把手必到

l        会议通知的内容和要求不清楚，参加会议人员没有准备一定就没有好的效果

l        应该提前发放表格样本，以提高解释和统一标准的效率

l        对上报的时间和具体要求（纸质、电子版等）应提前确定，在会议上临时变动只会显得不专业和不重视；

其次是会议的控制和引导不力，从工作布置之时起就只有牢骚和消极情绪了

l        和惯例一样地推迟时间（13分钟）开始

l        会议进行中间，圆桌旁始终只有人力部2人在座，其他包括各部门的主任们均在下面排椅就座，管理与被管理的关系太明确

l         对有可能出现的共性问题统一给出标准，避免没有必要的议论和解释工作；对个性化的或临时出现的问题先记录下来跳过，留待结束后个别解答

l         对大家的共识（时限、质量要求、联系人、共性问题等）应在会议结束前最后总结，一是再次提醒；二是明确重点；三是为监督和考核作必要准备

 

二、对此项工作的思考

由于前期已经进行过两项类似或相关的工作，一是配合省公司的HRM数据录入，对全公司员工进行个人基本数据收集核对和导入工作；二是进行抽样岗位的“岗位说明书”和“岗位需求调查表”的填报工作。其中已经留有部分岗位的全部相关信息，因此人力资源部只需要先行提取数据进行整理，应该能解决掉80%-90%的工作量，而不需要各部门的非专业人士进行这样的大量低效工作。另外，有些话即使是在时间紧任务重的情况下也不应该出口的，（“关起门来说，我们也不像这样，纯粹是应付内控检查用” “我们原来的岗位说明书基本没有起到作用，因此需要按照现有的情况加以修饰才能对外” “说实在话，我们的员工状况就是这样，如果按照岗位说明书的要求，很大一部分都是不符合要求的”等等）。一是有推卸责任之嫌；二是人多嘴杂，不但不能起到理解和支持的目的，反而会引发更多的抱怨和猜测。

 

三、对企业人力资源管理工作的思考

一是：人力资源或者说是管理工作首先是技术性的，做好了才谈得上艺术性的；二是：人力资源管理或者说是管理信息只有实现最大限度的共享，才谈得上最大限度的共识；三是：管理工作是否做的专业？从下往上看来，无非是单个事件或工作的安排和计划是否合理科学，是否是从简化基层操作角度出发？过程组织得是否有效率，其中的各个细节是否考虑周全，是否会让大家重复或者无效劳动？工作结束后是否会给大家一些感谢和认可，是否会对大家今后的基础日常工作提供一些帮助？四是：在管理的过程中一定不能“一视同仁”，因为大家的理解力和执行力天然的存在差异，但最终最差那个的完成时限和质量一定就是整个工作最终的时限和质量。因此一定要对个别部门重点辅导，尤其是在同类部门中要找出样板，把问题消化在工作前期。
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