[原创]企业会计报表数据采集软件使用方法和问题处理

原载《西南兵工会计》1990年第2期

企业会计报表数据采集软件使用方法和问题处理

“会计报表数据采集与汇总”软件从一九八八年决算投入运行以来，几经修改，已运行一年有余。现就“企业会计报表数据采集”部分的使用和实践中出现的问题谈一点本人的看法愿与同行们商讨。

一、             软件构成和安装

（一）软件构成

1.本软件采用的汉字操作系统是CCDOS2.13D。为节省硬盘空间，只保留了宋体字库，

仿宋、黑体、楷体字库已删除，但选这些字号时，系统运行不会出错，只是打印出的汉字还是宋体，改装后的CCDOS2.13D用360K的软盘共需三张，高密盘一张。

2.语言工具采用DBASEⅢ。DBASEⅢ系统程序装在一片标为ASS（1）的软盘中。

3.程序和库文件盘。它装在一片标为ASS（2）的软盘中，软件每修改一次，这张盘的内容都要发生变化，而其他盘的内容一般保持不变。在这片盘中还有一个本软件的说明书文件SM·MSG，在使用本软件前可将它打印出来，以便参照使用。

（二）软件的安装

1.安装CCDOS2.13D（1）盘插入A驱动器，并将默认驱动器转为A（即提示符为A>），而后键入DOS并按回车键，以后按提示先后插入CCDOS2.13D（2）和CCDOS2.13D（3）安装结束，系统将提示你选择所用的打印机型号，安装完毕后将CCDOS2.13D（1）插入A驱动器，重新启动就可进入CCDOS2.13D。

CCDOS2.13D的全部系统程序安装在硬盘上的213子目录下，不会影响用户原有的内容。若安装不成功，可重复进行安装。如果启动CCDOS2.13D后打印出的汉字是一些莫明其妙的符号，可进入 213子目录下，再执行一遍WORK24·COM程序。如选择的打印机不对，可进入213子目录下，键入PRT，再键入一个空格后按回车键，就能重选打印机。作了以上操作后均要插入CCDOS2.13D（1）盘重新启动才能正常运行。

2.安装ASS(1)和ASS(2)盘

将ASS（1）插入A驱动器，ASS（2）插入B驱动器，并将默认驱动器转为A，而后键入BB再按回车键，系统便自动进行安装。安装完毕，在C＞提示符下键入ASS就直接调用报表系统。

这两张盘的内容全部安装在硬盘上的ASS子目录下。

二、             软件各功能的使用

本软件的主要功能是实现报表数据的输入、计算、较验、打印及复制数据等功能，能同

时满足月报、季报和年报的要求。

（一）初始设置

1.设置基本参数

（1）输入使用单位代码。单位名称由系统自动给出。

（2）选择报出方式。选1是月报，选2是季报，选3是年报。

（3）输入处理报表数据的日期。如报出方式是月报，则输当月日期。，例如报的表是四月份的，输90·40·30即可。如报出方式是季报，则第一季度输出90·03·31，二季度输90·06·30，三季度输出90·09·30。如报出方式是年报则输90·12·31。进入新的一年，只将相应的年份改变即可，月份的确定方法同上。输入日期时要将年份和月份输准，具体的号数则无关紧要。

（4）选择使用的操作系统。选1为CCDOS2.13D，选2则是使用其他CCDOS。

2.选打印机

如果你因某种原因而无法在你的机器上使用CCDOS2.13D，那么在设定基本参数中的操作系统为其他CCDOS后，就应选本功能选择所使用的打印机。目前只支持Ar3240和AR2463打印机及使用CCBIOS2.10以上版本的从1724和M2024打印机（制表符必须在9区），因本功能涉及到使用的汉字操作系统，各系统的控制码又不一样，所以该功能不保证在各CCDOS下都能运行，使用AR3240和AR2463打印机的用户应是可行的。

3.设定“主要产品单位成本表”个数。

根据各厂情况，输入“主要产品单位成本表”的实际个数。设置个数后还要输入每一个产品的名称及规格。

（二）报表初始化

1.设置报表计算公式，本功能用于设置报表的行间运算关系。本功能由主管部门财务处使用。

2.设置校验公式。用于设置报表的勾稽关系。本功能由主管部门财务处使用。

3.打印机设置的计算公式和校验式。

如需要了解设置的计算公式和校验式，可将计算公式和校验公式打印出来，其中打印出的校验式是经过转换的。报表的所有校验式均在XL·DBF库文件中。报表的计算式则是分散在各报表库文件中。

4.报表数值为零

在每一次准备输入报表数据前，首先应利用本功能进行初始化操作，其主要功能是将所有的报表数值项一次性置零，如是明细表，则将原来的旧行全部删除，只留下一个空行。

（三）输入数据

本模块实现每一个报表数据的输入。在输入过程中，还可使用一些特定功能，这些功能均是按F2—F10键实现。在输入数据时，屏幕上均有各功能键的使用提示，现将各主要功能的含义介绍于下：

1.上（下）一行，表示移到当前行的上（下）一行进行处理。

2.移向任一行。就是移向表中的任一行。

3.算全表。就是按定义的计算式对全表进行计算。

4.算一行，就是计算表中的任一行。

5.元自动转千元。在输入数据时，默认是手工输入千元数字，如需要在输入元后自动转

为千元，就按“元自动转千元”所指定的功能键，之后输入元后就自动转为千元，如需再转为手工输入千元，就再按一次该功能键。

6.当前行后插入一行。就是在当前操作的这一行后插入一空白行，以便输入新的数据。

此功能只在输明细帐时提供。

7.删除当前行。就是将当前处理的这一行从表格中删除。此功能只在输明细帐时提供。

8.结束。当不需要输入该表数据时，按下该键就自动结束返回。

此外，在输入某报表的数据时，还提供了其他一些专门功能，这些功能请参照提示进行操作。

有时因内部处理原因，按一下相应的功能键后而未实现该功能，遇到这种情况时可再按一下该功能键。

（四）报表计算和校验

1.报表计算

就是按已定义的计算关系对某表或所有的表进行一次计算。由于存在当前计算行要调用其他行的数据，而其他行又可能调用另外的行进行计算。于此，选择计算功能进行了一遍计算后，有可能出现计算结果不对的现象，这时需再计算一遍（重复计算不会造成数据累加），为保证计算结果正确，一般要进行两次计算。

2.报表校验

校验就是按已定义的报表勾稽关系进行检查，如发现数据与勾稽关系的不符，就自动显示出错信息，并指明是哪一个哥的哪行哪列与另一表（或本表）的哪行哪列的数据不符，差额为多少。校验完毕后还可以打印出所有的出错信息供检查核对。查出错误原因后再将正确的数据输入，直至校验无误为止。

（五）打印报表

1.打印报表封面

打印封面时，要求输入报表的报出日期，而后进行打印。

2.打印报表

打印前输入要打印的表号。如果输入的开始表号与结束表号相同，则只打印该表。如果输入的结束表号大于开始表号，则打印此间的所有报表。打印过程中，打印纸将自动翻页，不用人工干预。

（六）复制数据

1.设置复制要使用的软盘驱动器。

根据实际情况可选A或B驱动器。

2.硬盘数据复制到软盘。

用于将报表数据复制上报或企业自己复制数据保存。复制出的库文件均已加上日期标识，如90年3月份的报表文件名上加了9003标识，例如A109003·DBF等。因此在复制上报盘时务必使用本功能进行复制，绝对不能采用其他方法进行复制。

3.软盘数据复制到硬盘。

用于将已复制到软盘上的数据复制到硬盘。

三、             软件使用中的有关问题

（一）使用中因某种原因出错的处理

在软件的使用过程中，因使用者操作有误或软件未曾预见的因素造成系统运行停止而出

现圆点提示符时，可按F10键重新进入本系统。如返回到操作系统提示符C＞下时，可按ASS再时入本系统。这两种方法均不奏效时，可重新进行热启动或冷启动。

（二）软件中使用的有关参数

1.基本参数控制文件

本软件中的BBML·DBF是基本参数控制文件，里面包含了软件运行中所需要主要参数。其中的几个主要参数的含义如下：

（1）BM和BM2：用于存放报表的名称。（2）KM：用于每个表所对应的文件名。（3）LB：如果为明细表则设M，否则设空格。（4）NB、JB、YB：分别表示 年、季、月报，在每种方式下，若T就表示表在这种方式下要报出，设F则表示表在这种方式下不报。（5）SRCX：列示该表使用的输入程序。（6）DYCX：列示该表使用的打印程序。（7）HS：列示该表打印时的每页打印行数。（8）SZX：列示该报表数值项目。（9）CSI：列示该报表数值字段的起始值、如13表示数值起始字段为T13。

2.打印参数文件

打印参数设在PRT、DBF文件中，SY字段下列示的是当前使用的打印参数。IB变量是设定打印报表名称的字号；II变量是设定打印企业代码、日期等的字号；IA变量用于设定打印报表数据行的字号；ID 变量用于设定打印报表封面的大字号；PAGE用于设定换页命令。如果企业要换用其它操作系统，可参照原设定方法进行改变。

3.库文件中的有关参数。

在报表库文件中，T08、T09、510下设置的是有关参数。T08字段下设置的是行间计算公式。T09字段下的某一行设为Y时表示该行以元为单位（保留两位小数）。T10字段下的参数是控制该行处理方式的，设为E表示可以修改项目内容和数据；设为D表示只显示项目内容；设为L表示要显示项目内容和数据；设为B表示显示项目内容、修改数值数据；设为空白表示显示行号。

（三）设备使用中的有关问题

四川的兵工企业财务部门大多数使用SUN—286机器，现就使用 中出现 的问题谈一下处理方法。

1.软盘驱动器出现错误的处理

近一段时间，部分企业反映软盘驱动器易出现读写错误，经本人处理的情况看主要是以下原因引起的：（1）读写机器处于高速档下，在这种运行状态下很容易出现读写错误。解决方法是把调带开关置于低速状态即可。（2）机器环境太差，使灰尘进入机器，造成读写磁头太脏而出现错误。处理方法：用清洗盘清洗磁头，如果这样还不行就打开机器将驱动器取出用磁头清洗液或酒精清洗。另外，应特别注意磁盘的保护，不用时最好装于塑料袋中。

2.设置配置错误的处理

由于286类机器的设备配置是内置电池供电进行设置的，因某种原因影响就会冲掉原来的设置，遇到这种情况可用机器自带的诊断软件中的SETUP功能重新进行设置。在SUN—286机器中，硬盘的类型应设为2，其他的参数根据提示输入即可。

3.计算机病毒问题

目前，在许多企业的计算机上都相继出现 了“小球”、“大麻”病毒及其他一些病毒，这些病毒的出现，干扰和破坏了机器的正常的运行，已成为计算机应用中的一大隐患，应引起使用人员的足够重视。因此在使用中要严持控制病毒的来源途径，其最有效的方法就是不要使用来历不明的软件，因为那些软件中就有可能隐蔽着病毒，例如流行的一些游戏程序中就有病毒存在。处理病毒的方法主要是用消毒软件进行消毒，实在不得已才对硬盘进行低级格式化。处理病毒时，同时要注意处理已感染上病毒的软盘。

 

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