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2006-12-19 15:30:51

[分享]《关键链》连载 17 怎样衡量缓冲

“推行比我们想象中顺利。”马可说,总结了对全班的简报。

 

“成绩怎样?”白赖仁问。

 

马可显得有点烦躁,说:“我们在四个星期前才学会这套方法,而真正实行也只不过是三个星期前,你知道啦,对一个为期两年的开发项目来说......

 

“三个星期算不上什么。”白赖仁替他完成句子,“我明白,但能看到任何实质成果吗?”

 

“实质成果是指什么?”露芙是泼辣了一点,“你是否期望我们用三个星期完成项目?我希望不是,那么,还有什么东西是实质的?”

 

“喂,我不是在挑剔你啊。”白赖仁自辩,“我认为你们所干得实在了不起,我只不过想知道你们有没有任何实质证据,证实有所进展,只此而已。”

 

佛烈把手放在露芙的臂上,向白赖仁说:“有一些数字,我必须先解释一件事,大家还记得,关于怎样衡量项目进展,我们曾提出什么批评吗?”

 

“记得,记忆犹新呢。”

 

“嗯,我们改变了衡量进展的方法,现在只衡量关键路线,只看完成了关键路线的百分之几,这就是我们唯一关注的。”佛烈说。

 

“我们也是这样做。”白赖仁回答,“效果好多了。”

 

那么,学生们正学以致用,我真的兴奋不已。

 

佛烈点头,然后继续说:“根据这个衡量原则,我们过去三个星期的进展很大,例如,只前三个星期......

 

“别提那些数字了。”马可打断他的话,“让我更具体谈谈我们的进展。当所有人都清楚知道项目一定不能如期完成时,你知道他们的反应是怎样的吗?”

 

他以悲苦的语气自答:“每个人都像项目经理施压,要他走捷径,首先,牺牲品质检查,然后把计划中的某些要求降低或干脆剔除。”

 

“电脑软件开发亦是这样。”查礼会心微笑,“没有区别。”

 

马可挥动他的大手说:“一个月前,小组成员已经向我建议哪些部分应该删除,他们要我出头跟上司商讨。今天,只过了三个星期,我已经没有再遇上这种压力了。白赖仁,你明白个中含义吗?”

 

“他们开始有信心可以依期完成,实在了不起。”

 

“好得难以置信。”泰德开腔了,“我用心聆听你们所采取的行动,听到的只是你们搬动了一些数字,但为什么能够产生这么大的影响呢?”

 

不像马可和露芙,佛烈在笑着,他说:“搬动数字真的可以产生天大影响,泰德,假设把一些数字从你的银行户口搬到另一个人的户口中,影响大不大?”

 

泰德也跟全班一起笑了起来,然后他澄清:“马可,这个我明白,但一定有其他因素的,你们的做法,和以往有什么真正区别?”

 

“没有区别。”马可想了一想后,继续说,“但你们必须明白,人们的心态是不同了,正如我所强调的,警钟不再误鸣了,人们不再只因为下属没有足够工作可做,便催逼其他人。”

 

露芙走到台前,说:“还有一个很大的区别,我们不再有里程碑,以前你知道还有两个星期去完成手头的工作,赶来干吗?现在不同了,要么不启动一个步骤,因为时间太早,要么在可以动工的时候,以最高速度执行步骤。你们都看见,由于预估时间大幅削减,人们不再那么肯定自己能够按时完工,因此不敢拖延,我可以说,‘学生症候群’消失了,马可,你同意吗?”

 

“当然同意。泰德,你看到了吗?以前,我们用里程碑,你知道有两个星期去完成一个步骤,那两个星期便是你拥有的了,作为项目经理的我,无法叫你提早一些完成,况且,如果我在第一个星期刚完便向你催逼,甚至只是询问进展,你就会认定我是越权,‘还有一个星期嘛,你到底要我怎样?’”

 

“现在情况不同了,我们削减了预估时间,人们知道,有相当大的机会不能按时完工,并明白为什么我会关注,为什么我一早便来查看他们的进展。”

 

“这样做很有道理。”泰德下结论,“也会有成效。”然后他说:“我必须承认,现在我才看到人的行为这个因素,我早已明白我们要削减预估时间的原因,由九成的按时完成几率削减至仅五成,但我现在才看到整体的影响。回顾整件事,道理相当明显。”

 

露芙评论说:“只要你所作的事是有道理的,你会发现,从其他角度看它,亦同样有道理。”

 

马可不打算介入哲学性的讨论,他说:“另外有一件事我要提一提,就是多任务,免除警钟误鸣以及缩短每个步骤的时间,对减少多任务很有帮助,人们不再频繁地在多个任务中跳来跳去,慌慌张张的情形大减,这对缩短项目的完工时间贡献到底有多大?我不知道,但必然是相当大的。”

 

露芙转向我,说:“李查德教授,你每个星期都来看我们,得出什么印象?”

 

我只能就我所见到的谈谈,而在每次一小时的探访中,实在看得不多。“要我说这么多任务实际减少了多少,尚言之过早,但我可以肯定,人们的注意力集中的多了。”

 

“项目亦集中的多了,这是肯定的。”马可同意。

 

“我可以发表意见吗?”佛烈向马可提出一条修辞性的问题,“我认为我们采取的最重大的行动,就是建立资源缓冲。”

 

“对。”马可说,“以前普遍的现象是,一个步骤的所有东西都已经准备就绪,但人却不在,他们正在忙其他的,我们决定,绝不能让关键路线上的步骤出现这种情况,现在,当关键路线上的一切都已准备好时,我们也必须预先准备好相关资源。”

 

“你是怎样做到的?”泰德感到诧异,“我们谈过的课题中,我认为唯独资源缓冲是百分之百不切实际的,你们真的迫使资源在开展关键路线上的工作前一星期就开始侯命,不做任何其他工作?而又没有人反对?”

 

“不,不是这样,工作之前一个星期,我们只不过发出一个警号,提醒人们即将要到关键路线上工作,工作前三天,我们在提醒一次,工作前一天,又来一次,而当时我们已经肯定其他一切都会就绪,最重要的一点是,人们知道,时间一到,他们必须放下手头所有工作,转而执行关键路线上的工作。”

 

“我没有听过任何抱怨。”露芙说,“相反,人们很欣赏我们的通知呢!”

 

“这点很重要。”佛烈强调,“没有它,我敢肯定已达到的大部分改善都会被毁掉,让你看看我们的进展,我提一个数字吧,三个星期前我们开始项目时,项目缓冲是九个星期,现在它仍然是九个星期。”

 

马可补充:“虽然当时每个人都认为我们留给每个步骤的时间太短。”

 

“谢谢你。”我说,全班拍手喝彩。

 

正当三人走向座位时,佛烈回头说:“还有一件事我想问问。”

 

“随便。”

 

“我不满意我们衡量进展的方法。”

 

这句说话立刻令马可停步,他问:“有什么问题?”

 

“我只监察关键路线,至今一切正常,但恐怕非关键路线可能正在酝酿一些麻烦,而当麻烦发展之足以延误关键路线时,补救可能已太迟了。”佛烈说。

 

“这是一个问题。”马可待在走道上。

 

“坐下来吧。”我说,“没有问题的,你进行的监察正确。”

 

我信心十足,上一次我们和费沙讨论运作衡量时,曾经详细讨论过缓冲管理,我绝对相信他们的做法正确。

 

我说:“佛烈,你正在监察项目缓冲,对吗?”

 

“对。”

 

“你怎样进行呢?”

 

“很简单。”佛烈说,“如果关键路线上的一个步骤完成了,比如说,比预估的时间早了两天,我就将项目缓冲加大两天,如果迟了,我就缩小缓冲,其实我不必等到步骤完成才这样做,关键路线上的工作人员每天都给我最近预估。”

 

“那时已经完成工作的百分比预估吗?”

 

“不是,我对这个不感兴趣,他们给我的预估是,还需要多少天才可以把手中的球传递给下一个步骤。必须指出,这个过程有时候是蛮有趣的,举个例子,上星期,他们的报告说要四天,下一个报告说要三天,然后却突然变成六天,原因是遇上了麻烦,他们大为紧张。翌日上午又下降至一天,因为他们在解决该麻烦时,偶然发现了一个加快完成工作的好方法。”佛烈说。

 

“如果你担心非关键路线正在酝酿麻烦,何不照这个方法办?”我问。

 

他看来很困惑。

 

“我们没有这样做吗?”露芙似乎亦混乱起来了,“马可,你怎样判定一条非关键路线是否遇到麻烦呢?你没有用同样方法处理每个接驳缓冲吗?”

 

“现在想起来,我们基本上用了,但不是正式的。佛烈,你可以监察所有缓冲吗?不仅是项目缓冲。”

 

“没问题,我可以每天给你一份报告。”佛烈非常合作。

 

“他们应该怎样编排报告内容?”我问全班。

 

“根据重要性排列。”有一个人说。

 

“重要性是指什么?”

 

不久,他们得出了一张优先顺序的清单,重要性最高的是那些侵蚀项目缓冲的步骤,这包括两类(一)在关键路线上延迟了的步骤;(二)在非关键路线上延迟得很厉害的步骤,因而吞噬接驳缓冲,并波及项目缓冲。

 

然后他们辩论怎样排列第二位,这类步骤尚未影响项目缓冲,但正在侵蚀接驳缓冲,他们提出几个想法。

 

一部分人宣称唯一重要的是累积的延误,换言之,缓冲已经有多天被侵蚀掉。

 

另一组人则认为这个数字帮助不大,除非拿它和缓冲原来的长度作比较,他们宣称,一个三十天的缓冲被侵蚀了十天,严重性比一个六天缓冲被侵蚀了五天低,这组人提倡用百分比,即缓冲有百分之几已经被侵蚀了。

 

第三组人有泰德牵头,因此特别用于发言,他们宣称以上做法用处都不大,唯一要重视的是缓冲还剩下多少天。

 

我认为三者区别不大,只要不断监察所有缓冲,他们的注意力就会高度集中。在我严重,用这个或那个方法都不要紧。况且,这张优先顺序的清单相当短,它不包括尚未开工的步骤,也不包括已经完工的步骤。

 

这是一场很激烈的辩论,所有人都很投入,甚至那些从来不开口的学生。我于是让他们自由发挥一段相当长的时间,几乎直到下课。

 

一切辩论都是充满活力的,直到……直到罗接出手破坏,我想这个人之所以上课,是因为坐在这里的椅子上睡觉,比躺在家中的床上舒服,大概辩论声吵醒了他。

 

我在白板上以三个做法作总结,他评论说:“这是永远行不通的,只有傻瓜才愿意合作。”

 

我要他澄清这两句话。

 

他傲慢地说:“我负责和转包商谈判,他们永远不会同意缩短完工时间,永远不会承诺提交报告,更不要说每天一份了,他们给你什么,你只能接受好了,他们交给你的什么预估,就连他们自己也不相信。我们在这里学的所有东西,在教室里说来动听,但现实完全是两码事。”

 

我开始和他理论,但他止住了我:“如果你觉得有需要,就和我去见见我的一位转包商,直接和他谈谈。”

 

在盛怒之下,我毫不犹豫地接受了他的挑战。

 

我知道这是个笑话,他永远不会安排这样的一个约会,但一堂近乎完美的课就在这么恶劣的调子中结束,实在令人太遗憾了。

 

我正收拾教材,白赖仁走过来说:“我已经跟厂长和项目经理谈过,他们对我们在这里所学得很感兴趣,我们的扩充工厂项目遇上了很大的麻烦。”

 

他们希望我到工厂走一走,我们再谈了一会,我乐意花一天和他们的小组交流一下。

 

最近,我的情绪就像游乐场中的过山车,时高时低。

 

 

我喘着气,在“到达航班”的屏幕前停下来,察看茱迪的航班,一面尝试平喘。在哪里呀?谢天谢地,航班迟了,25分钟之后才着陆,早知道就不用赶了,因为积雪,芝加哥的航机全都延误了,我要到第12号闸口去等。

 

闸口附近,所有椅子都坐了人,挤满等候登机的人。我走到隔邻闸口坐下来,在这里,我亦可以听见航班的宣报,如果听不见,茱迪也懂得找我,我不止一次因埋头看书而忘记了时间。但问题是我没有带书,我四周张望,一定是有人遗下这张报纸,啊,只有艺术版。

 

在前面第三排座位,一位高挑的女士正在把衣物袋放在椅子上,身段不错,她转过身,原来是云柏妍。

 

我第一个反应是用报纸遮掩自己,太幼稚,亦太迟了。她发现了我,我微笑着站起来,向她走过去,仿佛见到一个档案转盘在她的脑袋中高速转动。

 

“你好,李查的。”她和我握手,“关于多招是个学生参加我们的在职工商管理硕士课程的事,有任何进展吗?”

 

错了,那不是档案转盘,简直是一个完整的电脑资料库。

 

我试图不理会她轻柔的语调中所包藏的讥讽。“有,大有进展。”我回答。

 

为什么我非夸大不可?为什么必须炫耀?但我确实有进展,很多进展。

 

“我相信我已经找到很好的解决方案,并正在一个重要的项目中进行试验。”

 

“好极了。”她坐下。

 

她并不显得兴奋,我感觉到她并不相信我。也难怪,一个月前我宣称有一大袋谜语,现在我又说它们全都破解了,有点难以置信吧。我可以说,是因为有幸得到费沙传授的奇妙工夫吗?不成,这听来更高深莫测了。

 

我依然呆站着,她没有示意我坐下来,我必须用她的语言跟她交谈,这个方法我曾经用过,行得通的。

 

“我有相当多机会在更多地方试验我的方案。”我承诺,“一旦有成绩,我就开始和他们的管理层商谈,要求多派一些人来。”

 

“什么时候?”

 

“我期望在两三个月之内。”

 

“祝你好运。”她打开公事包,取出一本书。

 

“你不认为我有机会成功,对吧?”

 

她端详了我好一会儿,“李查德教授,你知道要说服企业派人来报读,要懂得什么敲门?”

 

我不知道,等待她告诉我。

 

“报读者必须懂得向上级施加压力,而企业必须对他高度重视,压力才会得逞,你的方法全错了,企业不是你要说服的对象,企业很少主动派学生来的,你要吸引的是中层管理人员。”

 

“那么,你认为我在工业界进行的工作是不会有成果的?我应该放弃?”

 

我心灰意冷,但令我的心更像下沉的是她的回答:“绝对不是,大学永远鼓励社群服务。”

 

社群服务!我激动得不能自己,充满怨愤地说:“那天你说你希望我们为企业界提供有价值的管理技术,我还以为你是认真的!”

 

“对,我是认真的。”她翻开她的书。

 

“那么就延长我的任期一年吧。”

 

她看看我,很冷很冷地答:“我有政策要服从,而你跟我之间是有协议的。”

 

“李查的!嗨,亲爱的。”我到处张望,茱迪向我招手。

 

“我得走了。”我说。

 

“对,你得走了。”她坚定地回答。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


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评论

十分感谢您的连载!

发布者 今夜很冷
2006-12-22 13:21:52


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