[分享]ERP,KM和我的工作

前些日子，与AMT网站KM和ERP频道主编Steven聊起了IT的心路历程。也算是我对近几年工作的总结和对IT现状的一些认识，主要涉及了ERP、KM和企业信息化方面。

steven：想请您先自我介绍一下

yyq：我的IT生涯是从兴趣和爱好开始的，现在算起来也快十年光景了。从最早开始用Foxpro写程序，到后来从事ERP的开发和实施，再到如今推进企业的信息化进程。我既做过技术也做过应用；既有甲方的经验也有乙方的经验；既有开发知识也有管理知识。所以我对职业生涯的定位就是，结合IT技术与管理知识为企业信息化提供解决方案。

steven：你学习的什么专业呢？

yyq：我是学计算机的。但说实话，大部分知识都是靠自己学习的。学校里只是教会了我应付考试和排队打饭。

steven： 请问为什么选择现在的公司呢？

yyq：我现在一家有百年历史的世界500强企业，我们公司主要从事高科技的制造业。

说到做出这个选择的原因。首先，我在编程方面已经工作了大概五六年的时间，一直是做管理软件的。在这个过程中，越来越发现，管理思想才是管理软件的精髓所在。这也是管理软件最大的生命力。所以我希望能在一个制造业里更近距离的接触管理的现状，帮助我在业务流程和管理思想方面的学习和实践。另外，一直从事管理软件的开发，也想看看管理软件的应用情况。到底企业需要什么样的软件？有哪些软件带给他们价值？企业是如何利用这些软件的？

所以，应该说是带着问题来的。

steven：那么您说的管理软件的开发,是ERP？

yyq：对，从事了三年的ERP的开发。

steven：那么您算是技术出身的了，在这期间你在哪些方面有了提高？

yyq：编程技术，ERP理论，财务知识，软件工程，项目管理这些都是必须涉及的。而且边学边实践是个很好的方法。

我很幸运，能和一批很出色的同事合作，他们主要来自知名的咨询公司，还有一些很资深的技术专家。在互相交流中学到了很多东西。

steven：那么在开发当中遇到的最大的困难是什么呢

yyq：开发中最大的困难还是对业务的理解和对ERP的管理思想的理解。如果你没有MRPII、ERP和财务知识，而要写ERP软件简直就是盲人摸像。不但软件效率低下，而且缺乏系统整合，根本做不出优秀的产品。

这里还有一个从程序到产品的概念转换也很重要！不能为了写程序而写程序，而是要创造真正能为客户创造价值的产品。

steven：那么您理解的ERP软件应该是什么样子的？他应该发挥什么效用？

yyq：我认为好的ERP软件必须具有：可用性、易用性、稳定性和扩展性。

那么ERP又是什么？首先ERP是一种管理思想而不是一个软件套件，这是很最重的认识。他体现出对整个供需链的管理，体现对企业中物流、资金流和信息流的综合管理。体现对企业资源的合理配置。

steven：我很赞同这个！要将思想融入到软件里。

yyq：我认为像SAP，Oracle这种产品已经发展了30年，应该已经相对成熟。最重要的是人的问题。

steven：那么您开发的时候主要负责哪些模块？

yyq：开始我主要负责应付模块，后来又写过应收、库存、销售和人事等等......几乎所有模块。

steven：能否这样说，技术人员是对产品最熟悉的。

yyq：不能这样说！现在产品越来越庞大，越来越复杂，没有哪个技术人员可以对全部细节了如执掌。技术人员的了解可能是局部的和技术层面的。这些认识可能对于企业用户不是最重要的。实施顾问对产品的认识可能更重要。他们可将软件和业务结合在一起。

steven：技术人员和顾问团队的沟通问题呢？

yyq：对。这个很重要。可以说这是知识转移和提升的过程。而且这种沟通应该是双向的。

steven：那么是如何具体沟通的呢？

yyq：技术人员把软件的特性向实施人员传递。而实施人员把用户的问题和自己的改进意见再反馈给技术人员。这样软件才能得到更新和进化。通常情况下，客户也应该包括在沟通网络中，用户总是最好的老师。

steven：如何做到有效沟通呢

yyq：首先，做为一个公司，要有一个比较好的气氛。

steven：气氛？你是指共享？

yyq：要透明！要互相尊重！不同团队的人员可以针对问题深度沟通，共同探讨问题。实施人员不能面对客户信口开河；开发人员也要对实施人员的要求足够重视。还要有比较好的项目管理。就是双方都对目标、范围、成本、时间和质量有个明确的认识。对变更，也就是客户化的控制也很重要的。只有有了这些制度做保障，沟通才能更有效率。

steven：那么是否在这个过程中出现过问题呢？比如实施人员没有理解技术层面的东西？

yyq：首先你不能要求实施人员对技术非常精通，这不是他们的特长。

steven：那么应该怎么定为他们呢

yyq：实施顾问的责任是提供经济和可行的方案来实现客户的需要，或者有更好的方案要有能力建议客户做出变革。

steven：怎么样的能力提升才能使他和技术人员更好的接口呢？

yyq：首先实施人员要经过培训去熟悉产品的特性。有很多顾问也会主动学习诸如数据库和报表设计等专业技术。而技术人员也要完善文档，加强沟通能力。如果在开发团队里有这个角色专门与外界沟通，那就会有更好的效果。

steven：完善文档？

yyq：对，文档很重要。

如果开发人员能把自己写的软件用文字总结出来，本身对开发人员的能力就是一个很大的提高。我就有这样的切身体会。我曾经花了两个月的时间写用户手册，发现这个过程让我把整个软件都联系在一起，对业务流程也有了很深的了解。

对于实施人员，如果有详尽完善的文档，无疑可以大大提高学习的效率。在遇到问题时，也能从文档中迅速找到答案。在应用过程中，实施人员，也会把自己的意见反馈过来，使文档不断更新。

随着文档的的完善，知识也得到了很好的积累和更新。而且这些知识不会随着员工的岗位变动或者离职而遗失。

steven：有什么规定和外力让他们去写呢？

yyq：在团队内是有分工的。而且对工作有所总结也是工作的一部分。这也要求企业对文档有足够的重视，因为编写文档需要付出相应的时间和人力。

steven：那么完成用户手册，您得到了哪些益处呢

yyq：首先，有些知识本身存在头脑中只是一些杂乱和肤浅的信息。如果你能把它用系统的文字表达出来，这就是一个知识的升华过程，总结和思考的能力得到了提高。

steven：隐性知识。呵呵。

yyq：写软件的人，可能更多注意力是集中在技术上，这是点的，形不成系统。一旦把这些个体联系成整体来看，就变成面的，就明白了软件的设计理念，和运作原理。

steven：那么是什么使写软件的人能系统思维呢？

yyq：如何你能看到一个流程，比如从采购到发票到付款，这样你就对企业的运作也有了认识，也就是更感性更直接的认识。

不过，这也要尊重个体的自主选择。比如有的开发人员，在技术上无可挑剔，他不愿意学习业务，不愿意与人过多沟通，那就不应该强人所难。只要把他放在合适的位子，一样可以创造价值。

steven：对。分工的问题和协调的问题。

yyq：如果你理解ERP的管理思想，写起软件来肯定会事半功倍，所以这种学习应该是自觉的和主动的。

steven：如何加强和鼓励这种写作呢？

yyq：比如某个开发人员通过提供文档帮助他人，那么他就会被认可被称赞，被认为是专家，这种成就感本身就是最好的激励。当然公司也要主动去识别和激励这些专家。

开发人员遇到问题互相请教是很自然的，所以办公事的步置要利于这种沟通。比如尽量集中开发人员在同一区域内工作；提供舒适的休息空间供程序员沟通等等。通过不断的交流，激发出更多有价值的思维，只要注意收集这些知识，就会变成巨大的财富。

提供方便的文档写作和发布平台，也利有员工对知识的总结和分享。利用Intranet，BBS，Wiki，Blog都能取得不错的效果。

所以从开发开始，人就是最重要的。对知识员工的管理是很困难的新课题。

steven：现在的企业知识管理的具体表现形式有哪些呢？

yyq：最简单的可以是一个知识库，把遇到的问题和获得的知识整理并集中存放在一起。其它人可以通过查询获得知识，减小获取知识的成本。用Blog记录个人每日的工作，可以写技术收获，也可以个人心得，这对于加强沟通也是不错的方式。如果能够利用先进的网络技术，通过实践社团和专家黄页等形式，加强人与人之间的知识共享，知识管理的成效就会成几何级数增长。

steven：知识管理需要高层推动阿？

yyq：没有高层的支持，没有公开透明和鼓励共享的企业文化，知识管理根本不可能成功。

steven： 那么您现在的企业，是否意识到了呢？

yyq：我现在也一直在做这方面的推广工作，但我认为还没有得到足够的重视。

我们是先从公司的内部网站开始的，建立了文档库将公司的各种Procedure,Flowchart,CheckList,Application,Manual都集中在一起。现在员工的很多工作都可以在网上完成，比如申请IT资源，查询文档，打印报表以及费用报销等。只要他们能够从知识管理中不断获得收益，我想一定会渐渐深入人心。

而且我和IT的同事，也把自己所掌握的IT知识都贡献出来建立了知识库（Knowledge Base），更好的为员工提供技术支持，也加强IT员工间的沟通交流。

另外，我们也会定期选择比较实用的知识通过Email向员工分发，把知识的传播从被动的拉式，转变成主动的推式，这种方式也得到了同事的赞赏。

steven：那么你们公司的内部网站主要提供哪些信息？

yyq：最基本的有新闻和公告的发布，人事任命的通知，还有员工活动的报道。每期的内部刊物也在我们的建议下通过电子版发行了。不但节省了费用，而且也能保证经常出差的同事可以及时阅读。我们也接受员工的投稿，促进公司与员工的互动，增加了企业的凝聚力。

steven：那么您从什么时候开始关注知识管理的呢？

yyq：我觉得自己是个对知识很敏感的人，所以平时就一直思考如何提高获得、整理和创建知识的效率，也很乐于和别人共享知识。然后从AMT网站和其它一些渠道不断汲取这方面的知识，还有AMT的前沿论丛也让我学到不少东西。

steven：您是AMT的个人会员么？

yyq：对，我是个人会员。而且我经常参加AMT的沙龙和培训活动。关注AMT网站也要好多年了。

steven：什么让您订阅论丛的呢？

yyq：因为很少有杂志可以将IT和管理结合得如此紧密。

steven：那么您觉得从网站收益大还是论丛呢？

yyq：应该是互为补充吧。网站上的知识量大，杂志则提供更精华的东西。在论丛中有很多案例分析,很有价值，而且连载的文章也针对主题形成了一个体系。可以说，网站提供知识，杂志提供建议。

steven：您是怎么认识AMT的？

yyq：投身ERP行业后第一个认识的就是AMT。也是同事的推荐。几乎我在开发时的所有同事都是AMT的读者。AMT是一个让我心存敬意的组织。尤其是参加过你们的活动后，觉得那种认真负责的工作态度很可贵。

steven：那么为什么关注我们呢？

yyq：主要是你们IT＋管理的定位，对我很有吸引力。这也是我努力的方向。

steven：那么在工作之余，您还什么兴趣爱好呢？

yyq：我很喜欢摇滚乐，尤其是60、70年代的。那不但是音乐的胜利也是文化的胜利。是一个追求自由、平等和个体独立的时代。

还有就是阅读，包括技术、管理和文化方面的。现在花越来越多时间阅读，在这个时代学习永远是必须的。这也就是为什么个人知识管理（PKM）越来越受到关注的原因吧！获取知识后要进行过滤，选取对自己最有价值的部分，分类纳入自己的知识体系。可以简单以文件夹存储，也可以利用知识管理软件和内容管理软件存储。最好经过自己的分析和整理用自己语言再表述出来，把别人的知识变成自己的知识。这个过程也是隐性知识和显性知识不断转变的过程。

最重要的知识要共享！知识是唯一一种可以被多次使用，并且随着被使用次数和范围不断扩大而不断升值的资产。

steven：恩。对！那么您觉得知识管理的困难再什么地方呢？

yyq：大家都习惯了坐在自己的信息孤岛上做土地主，如何创建透明的和提倡共享的企业文化，也许是最重要也是最艰难的一步。

steven：那么现在中国有多少企业意识到了知识管理的重要性呢？

yyq：关键是真正探索和坚持的太少。

steven：那么探索的企业能否列举出来几个呢？

yyq：我觉得国内的企业对学习总是缺乏诚意、不够虚心，动不动就拿国情说事。

可能这么说有些武断，但是就我的经验,在ERP的实施中就严重的存在这种现实。每个软件都有流程，而且ERP做为成熟的概念也有合理的流程。可是国内很多企业，却要这些软件完全按照自己的流程实施。而不考虑自己的流程是否合理，或者是不是有更好的流程可供选择。这就完全失去了实施ERP的意义。

首先要尊重那些解决方案的成功经验和知识积累。然后认真分析现状，不合理的就要改。这也说明，在ERP实施前进行BPR（Business Process Re-engineering，业务流程重组）有多么的重要。

所以我认为虚心学习是很重要的。我更关注那些国外的最佳实践。比如施乐、英国石油和摩托罗拉的成功经验。HP知识管理在国外的成功和在国内的失败也很值得总结（这在AMT前沿论丛上也有过报道）。

steven：这个其实是一个企业必须要面对的。

yyq：但要做出成效是很困难的。

steven：成效？为什么困难呢

yyq：首先IT的投资回报很难计算，而且IT的投入又是非常巨大的。其次，如果技术无法与业务相结合，这样的投入都会是无效的。

steven：那么对于中国来说，信息主管的地位很受到重视么？

yyq：我觉得恰恰相反。有很多公司都没有cio。很难想像IT经理能多大程度上影响决策。很多IT部门也是由财务来主管的。他的地位也就决定了他的能力范围。

steven：那么您觉得中国的信息化出在什么阶段呢？

yyq：可能还只是处在信息共享的阶段。好一点的话是在利用软件实现企业流程化的阶段。更确切的说，应该是在这两个阶段之间吧。

说实话，有很多企业并不是太清楚，为什么要信息化？信息化能带来什么？

steven：那么是意识问题么？

yyq：企业信息化应该是能够为决策提供信息支持的。

现在很多企业和国家都在讲信息民主，就是说所有需要信息的人都应该能够方便地获得自己应该得到的信息。就像IBM将让其美国的员工在网上访问他们的医疗记录，所有员工都可以方便的查询。

而我国企业，大部分还处在信息独裁的状态，信息掌握在少数经理，或者由IT代为掌握这些信息，这样员工根本无法有效的做出决策，所有决策都有高层做出，这种效率的低下可想而知。

steven：那么您觉得现在中国知识管理需要怎么的突破呢？

yyq：“智慧”并不是稀缺资源，有很多智慧并没有得到充分的发挥，“体制”或者“管理”通常在这方面是起着消极的作用，比如等级森严的架构，惧怕变革的文化，僵化缓慢的决策，这些只是在限制人的智慧，妨碍人才为企业做出贡献，而“智慧”也因此变为稀缺资源。管理应该向着“人制”的方向发展，而不是发明一系列的方法限制人。能够充分发挥员工的能力，充分尊重员工的个性，创造条件让优秀的个体充分沟通协作，这样技术人才和管理人才都会越来越多。

还是那句话公开透明和鼓励共享的企业文化。

Tags: IT, ERP, KM, yyq, Career

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