[转帖]沟通IT价值的工具和策略

这几天调研OA,过程中发现仅仅一个文档系统,要确认清楚结构流程都不容易。没办法公司还没正式组织架构，而且各领导又有自己的想法。谁也不能得罪呀。

最近在51Job上看到一编文章，感觉很不错。我帖下大家可以看看。

沟通IT价值的工具和策略

 
    大多数cio都知道，帮助业务部门了解IT是CIO工作的重要组成部分，很多人在努力寻找一些合适的工具和策略，利用这些工具和策略实现IT部门的信息推送。CIO面临一些工具和形式的选择：他们应该每月发布一期E-mail简讯，而这只会让已经膨胀不堪的收件箱更加混乱吗？他们应该寻求某位副总裁在某个时候提供对对IT项目的支持，或者应该把业务部门的同僚聚集起来进行一次覆盖公司上下的正式对话吗？

    《CIO》的记者向"CIO Executive Council"（CIO执行理事会）成员寻求建议帮助。很明显，答案是并没有一种"万能钥匙式"的IT战略可供参考。被求助的CIO们告诉记者，有时候，简简单单地直接走进副总裁办公室，和里面的人快速进行一次聊天，这就是最好的策略。其他时候，一份由专业人士制作的报告或介绍能让CIO要传达的IT 讯息变得生动活泼，并且使得这些讯息更容易地在公司上下传递。

    "我曾经从事这项工作长达9年时间，最后发现并没有一条道路让你能以某种既定的沟通形式取得成功。你不得不因势利导，具体情况具体分析"，Peterbiltk卡车交易商Rush Enterprises的副总裁兼CIO Scott Kressner说。

如何接触到对技术畏缩的用户

    在全球非营利机构"拯救孩子"那里，cto Edward Granger-Happ面临的最大挑战就是让人们亲身来到使用IT部门提供的新技术的第一线。阐述这种挑战的时候，他指出，"这个全球性机构里，E－ mail在过去5年中仅仅被当作通信的首要手段被采用，而不做其他应用开发和拓展"。

    Granger-Happ 抓住每一个机会教育本部之外的工作人员，让他们了解技术带来的好处。在最近一次培训会议上，他在机构的内部网上创建专区，让外部办事处熟悉这些在线技术帮助内容，并且让外部的办事处习惯进入内部网，使用相关资源和功能。他还强调VoIP这样的技术能给员工带来显而易见的好处。VoIP能省钱，但是从用户角度出发它最大的好处还在于：一名机构成员能借此技术和组织内遍布全球的其他任何同事取得联系，这一切的实现仅仅需要用户在拨电话前加上四位分机号码。 Granger希望实现这样的场景："当体验一项新技术之后，尝到甜头的员工会采纳更多其他的技术。如果他们看到了日常工作中IT具有的价值，那么他们就会胃口大开，IT部门在价值沟通成功的同时也为自身战略的拓展和实施开辟了良好的支持环境"。

    根据CIO提供的信息，下面我们列示了一些有效的工具，CIO认为这些工具有助于教育业务部门，让他们了解到IT的价值。

    1．组建正式的论坛，以便利沟通

    IT指导委员会、客户执行委员会、信息资源用户顾问团不管你给这个论坛起什么样的名字，确保一个正式的IT顾问实体存在并发挥作用，是让业务部门的同僚了解IT的最有效方式之一。当然，CIO 可以从这些顾问团体那里获得某项计划中的IT项目的反馈意见，而在某些情况下，这些咨询团体甚至具有项目的审批权。不过，顾问团体的更大价值在于，它给 CIO们提供了一个教育业务部门同僚，从而帮助他们了解IT能力和价值的论坛平台。举个例子，财务副总裁可能并不熟悉营销力量的自动化变革如何让销售团队更加高效，而人力资源副总裁可能不会理解为什么他的网站更新需求要排在关键供应链管理需求之后。顾问委员会就是这种沟通进行的场所。

    对于El CAMino 医院的前CIO Mark Zielazinski 来说，一个信息系统指导委员会给他提供了一个论坛，在这个讨论平台上，他可以教育执行官高层理解保证IT基础设施建设稳定投入的重要性。这个论坛发挥作用的结果就是，过去三年中他取得了持续的IT资本投资预算支持，这是一个可喜的变化。"我们使高层理解了持续的IT资金支持是什么，使他们理解了让IT系统环境顺畅运转的重要性"，他说。

    接受访谈的几名CIO也谈到自己利用顾问委员会会议来教育自己的业务部门同僚，让他们了解IT新兴技术趋势。举个例子， Northrop Grumman Newport News的Leni Kaufman最近就给自己的IT指导委员会发送了一些有关公司员工ID管理优点的简报，尽管她还没有任何某个项目建议的的直接计划。"就算6到9个月内这些项目不会启动，我们还是努力描述事情。通过这么做，我们提高了业务部们对IT智能的了解"，身兼机构的副总裁和CIO的她说。

    塑造IT大使

    CompuCredit 公司的CIO Guido Sacchi 制定了一个IT内部认知计划，这个程序有一个简单的主题"为人所知"。他鼓动IT部门的员工，利用自己给公司创造的个人贡献被业务部门"认识"。 Sacchi的目标是让自己的手下走出IT部门的窠臼，进入机构内的大片田野，走近他们的内部用户，于是IT员工被看作是对贡献IT价值工作负个人责任的对象。"我想让IT部门的每个人都成为IT大使"，Sacchi 说。

    Sacchi 还利用这项"为人所知"计划帮助提高IT员工的品行。他印制了"为人所知"醒示牌，他的高级经理人可以借此认出最身体力行展示IT价值的部门员工，他还增加写给员工的手写便签的数量，以此强调来自高层的这一讯息。举个例子，他会写到，"约翰，感谢你在这次会议上所展示出来的领导力，我认为这是属于你的一天"。

    在Marriott公司，信息资源用户顾问团的成员有时候会问有关技术的小问题。"他们会提出类似这样的发问，‘我们听说过 VoIP。它是什么？'"，Diane Davidson说，他是Marriott公司负责信息资源业务规划的副总裁。"而这个顾问团就是解释这类问题的很好的论坛"。

    2．制作出版物传达IT言论，但是甘愿销声匿迹

    当CIO给业务部门进行教育的时候，特定的IT出版物能发挥关键作用。而且对CIO来说，制作IT年度报告和季度或月度的IT简讯，这本身就是不寻常的举动。不过内部的IT出版物必须符合公司的整体文化。

    在Smurfit-Stone Container公司，IT年度报告被称作"客户报告"，目的是强调IT部门的责任义务，CIO Jim Burdiss说。最开始，Burdiss制作了50份纸质打印的专业报告；这份报告同时也被发布到内部网上。但是这份报告的世故表达方式激起了来自业务部门的批评，批评涉及对在这样一件事情上所花掉的钱和时间的置疑。现在这份报告只挂在网上，而取消了印刷版本。

    "你不得不小心，确保你正在做的事情不过于花哨。其中的要点是不要过度推销，你必须对此保持敏感"，Burdiss 说。

    在El Camino医院，在每月用电子邮件发送IT简讯的工作进行了6个月后，CIO Zielazinski 叫停了它。人们根本不打开邮件问题是医院的简讯信息超载。这家有2100名员工的医院有90个部门，很多部门都有自己的简讯。所以现在 Zielazinski 的团队的简讯制作工作增加了其他部门的信息接收负担。

    3．使用恰当的工具，让沟通IT价值成为一项轻松的任务

    让业务部门了解到IT的价值，尽管这是CIO的工作任务之一，但是使用合适的沟通工具有助于其他一线IT领导者传递相同的信息，从而拓宽讯息的达到范围。Marriott公司就制作了一个漂亮的7分钟PPT演示工具，起名叫"技术开讲"，这个工具用鲜明的设计突出了公司的IT战略方向，以及IT为业务部们提供价值的方式。

    这份PPT 有画外音，并且自己播放，制作精美，预算是15000美元。PPT一开始描述了执行副总裁兼CIO Carl Wilson 2005年11月向公司董事会做演讲陈词的情景；接着，高级IT领导人向把它展示给业务合作伙伴；然后工作现场的IT领导人提供这个工具的所有者权限和使用授权。

    为此Marrit公司的信息资源沟通部门有一份正式计划和一份跟踪文档，以确保这个PPT工具在公司各个层级的网络上都能被看到。Marritto公司还把这份PPT翻译成西班牙语、汉语和德语。"对于那些用它创造和同僚沟通的更广阔机会的人来说，这是一个工具。人们然后就能根据这个PPT框架调整合适自己的展示讯息，传递到他们正在与之沟通合作的特定人群那里去"，Davidson说。（《CIO》SARI KALIN 撰文，Emilia.C 编译）（完）

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